כמידי שנה, ובהתאם להנחיותינו בשנים הקודמות, נבקשכם להעביר אלינו את הדו"ח השנתי הכולל  נתונים על פעולות הלמידה, ההדרכה וההשכלה שבוצעו במשרדכם/יחידתכם בשנת העבודה 2009.

לתשומת לבכם, השנה דו"ח הביצוע כולל מדד חדש - "השקעת המשרד בהדרכה, השכלה  ולמידה", כפי שיפורט להלן.

את דו"ח הביצוע יש למלא על גבי הגיליון האלקטרוני שנשלח אליכם בדואר אלקטרוני ושדוגמתו האחידה והמחייבת מצ"ב.

פורמט דו"ח הביצוע שרצ"ב יהווה בשלב זה (עד למעבר לשימוש במודול ההדרכה ב"מרכבה") כפורמט דיווח מחייב גם בשנים הבאות.

גיליון אלקטרוני זה ניתן ל"הורדה" גם מאתר האינטרנט של אגף הדרכה, השכלה ורווחה בנציבות שירות המדינה. הגיליון נמצא באתר לצד חוזר זה.

א.         דו"ח השקעת המשרד בהדרכה ובלמידה - חדש

בעבר, נתבקשתם לציין בדו"חות את מספר ימי העבודה שהושקעו בהדרכה ובלמידה (ללא תרגומם לעלות כספית) ואת סה"כ עלות הרכישות / מענקי השתלמות - ולא את עלותם של ימי העבודה אשר הושקעו בהדרכה ובלמידה.

כאמור לעיל,  בשנה זו, התווסף לדו"ח הכללי, גיליון המסכם את נתוני ההשקעה של המשרד בתחומי ההדרכה, ההשכלה והלמידה (גיליון ה').

נתונים אלה ישמשו אותנו לצורך הערכת היקף ההשקעה של הארגון בנושא ההדרכה והלמידה במשרד. הצגת המדד הלוקח בחשבון השקעה זו, מוכיחה למעשה את נכונותם של ארגונים להשקיע מיליוני שקלים בהדרכה ובלמידה.

חשוב להדגיש בנושא זה כי עיקר ההשקעה של הארגון בהדרכה נובעת מהנכונות של המעסיקים לאפשר לעובדים ללמוד על חשבון שעות העבודה, דבר שיש לו משמעות כספית גבוהה ביותר.

עובדה משמעותית זו, חשוב שתועבר לידיעת העובדים שלעיתים מתייחסים לשעות העבודה המאושרות להם כהיעדרות בשכר לצורך לימודים, כדבר שהוא מובן מאליו.

נתוני ההשקעה בהדרכה ובלמידה במשרד יבחנו כאחוז מסך כל תקציב שכר העבודה במשרד.

הדו"ח בנוי כך שהוא מאפשר השוואה בין המשרדים השונים, תוך נטרול משתנים של גודל ותקציב המשרד. מדד זה הוא פרמטר מקובל בספרות העולמית העוסקת בתחום ההדרכה והלמידה, ומאפשר לכל משרד לבחון את  מצב ההשקעה שלו בהדרכה ובלמידה  ביחס למשרדים אחרים ולארגונים אחרים בארץ ובעולם.

לאור זאת, ובכדי להעריך את העלות האמיתית והכוללת  שהארגון משקיע בהדרכה יילקחו בחשבון שלושה פרמטרים (פרמטרים אלה מחושבים אוטומטית בגיליון):

1.     עלות רכישות  של פעילות הדרכה ומענקי השתלמות שהוענקו לעובדים.

2.     עלותם של ימי ההיעדרות בשכר שמאושרים לעובדים לצורך הדרכה ולמידה.

3.     עלות תפעול יחידת ההדרכה (שכר העבודה של עובדי היחידה).

בדו"ח זה אתם נדרשים כמו בעבר לאסוף  נתונים לגבי פעילות ההדרכה, ולהשלים את התמונה עם נתונים שמתקבלים מחשבות המשרד.  

דו"ח זה יאפשר לכם להציג להנהלת הארגון נתונים על פעילות ההדרכה ביחס לסך כל  הפעילות הארגונית ולא רק כפעילות העומדת בפני עצמה.

* פעולות הדרכה לגיבוש חברתי - על מנת למנוע הטיות בלתי רצויות, ולאור המשאבים הגדולים יחסית המושקעים על- ידי המשרדים בפעולות מסוג זה, הן מבחינת מספר המשתתפים (דבר שיש לו השפעה רבה על עלויות ימי העבודה של המשתתפים בפעולות אלו), והן מבחינת עלויות רכישת השירותים בתחום זה, יציג הדו"ח פרמטר זה בשני אופנים (אשר יחושבו אוטומטית בגיליון):

1. העלות הכוללת של ההשקעה בהדרכה כאחוז מסה"כ תקציב שכר העבודה במשרד.
2.  עלות ההשקעה בהדרכה כאחוז מסך-כל תקציב שכר העבודה במשרד ללא ההשתלמויות לגיבוש.

באופן דומה יחושבו שני נתונים אלו ביחס שבין ימי העבודה שהושקעו בהדרכה לבין סה"כ ביצוע ימי העבודה במשרד.

שימו לב, לצורך מילוי גיליון זה בדו"ח (חלק ה') עליכם להזין ארבעה נתונים בלבד (המסומנים ברקע וורוד), כל שאר הנתונים מעודכנים אוטומטית מהטבלאות אשר הוזנו על ידיכם בגיליונות הקודמים.

ב. הנחיות נוספות

יש למלא את כל חמשת הגיליונות בחוברת העבודה על פי המאפיינים המצוינים בכל גיליון.

לתשומת ליבכם, כל הוצאה נוספת בתחום ההדרכה שלא הוגדר לה מאפיין ספציפי בגיליון מספר 1 "דו"ח פעולות הדרכה כללי", בכלל זה רכישת ציוד ועזרים בתחום ההדרכה, יש לציין באפיון מספר 15 בגיליון מספר 1. 

משימות תשתיתיות ופיתוח הדרכה יש לציין בגיליון מספר 4 ונתונים מסכמים של השקעה בהדרכה, בהשכלה  ובלמידה במשרד יש לציין כאמור, בגיליון מספר 5.  

תשומת ליבכם לכך שסיכומי דו"ח משנה בטבלה 4 אמורים לבוא לידי ביטוי מסכם בסעיף 13 בטבלה מספר 1 תוך תרגום מספר השעות שבטבלה מספר 4 , לימי הדרכה בסעיף 13 בטבלה     מספר 1 .

לאור זאת, אבקשכם להיערך מבעוד מועד להצגת נתוני ביצועי ההדרכה של משרדכם/יחידת הסמך בפורמט זה, כולל באמצעות איסוף נתונים שוטף במהלך כל שנת העבודה, סיכומם והצגתם ע"ג הטבלאות שרצ"ב.

הנתונים של כל המשרדים/יחידות הסמך יסוכמו ויעובדו על-ידינו, ויפורסמו למשרדים בחוברת נפרדת.

כמו כן, יסייעו נתונים אלו לעבודת המטה המרכזית הנערכת בנושא ההדרכה והלמידה בשירות המדינה, בגיבוש תוכניות הדרכה רוחביות, בהצגת דרישות תקציב מול אגף התקציבים ובנושאים של קידום עובדי ומנהלי יחידות ההדרכה.

יש למלא את הנתונים ישירות על-גבי הגיליון האלקטרוני בהתאם למוסבר במסמך שרצ"ב. לאחר מילוי הגיליון האלקטרוני ושמירתו כקובץ אקסל  (*.xls), בשם "ביצוע 2009 – משרד ______"    (נא להשלים בשם הקובץ את שם המשרד), נא לשלחו אלינו, לגב' ענת עמרם, בדואר אלקטרוני שכתובתו: anatam@civil-service.gov.il .

מצ"ב לנוחיותכם מסמך הכולל הסברים והנחיות למילוי דו"ח הביצוע. את דו"ח הביצוע יש להעביר אלינו לא יאוחר מתאריך 15.02.2010.

אני מאחל לכם עבודה מקצועית ופורייה.

נשמח לעמוד לרשותכם בכל סיוע מקצועי שיידרש.

תודה על שיתוף הפעולה !

בברכה,

אופיר בניהו
מנהל אגף בכיר הדרכה השכלה ורווחה