לקראת גיבוש תכנית ההדרכה וההשכלה של משרדי הממשלה ויחידות הסמך לשנת 2010, להלן השלבים והתכנים אשר יש לכלול במסגרת תוכנית זו.

התוכנית שתוגש על-ידי המשרדים תשמש את אגף בכיר הדרכה, השכלה ורווחה בנש"מ בקביעת מדיניות ההדרכה והלמידה בשירות המדינה, בפיתוח תוכניות הדרכה בינמשרדיות, באיגום משאבי הדרכה, וכמו כן תהווה מצע לדיון בפעילות ההדרכה במשרדים במסגרת הפגישות השנתיות אותן אנו עורכים עם הסמנכל"ים הבכירים למינהל והממונים על ההדרכה במשרדים וביחידות הסמך.

כפי שקבענו בחוזרנו הקודם בנושא זה, הגשת תוכנית ההדרכה השנתית ואישורה על ידנו, יהוו תנאים מקדימים להפעלת תוכנית ההדרכה במשרד/יחידת הסמך בשנת התקציב השוטפת.   

לתשומת ליבכם, גם בשנה זו אנו פונים אליכם לגיבוש תוכנית ההדרכה השנתית, כחצי שנה לפני תאריך ההגשה המבוקש, וזאת על מנת שתוכלו להיערך מבעוד מועד לביצוע השלבים המקדימים להכנת תוכנית זו.

אבקש לציין בנוסף, כי במסגרת הקורסים לממונים על ההדרכה ולעוזרי הדרכה למדו המשתתפים בקורס באופן שיטתי כיצד בונים תוכנית הדרכה שנתית על כל שלביה.

ממונים על הדרכה הנתקלים בקשיים  מכל סוג שהוא בגיבוש התוכנית (תפישתיים, תוכניים, תהליכיים ואחרים), מתבקשים לפנות לאגף בכיר הדרכה, השכלה ורווחה. 

בנוסף, התקיים בשנת 2008 המחזור הראשון של קורס "נאמני הדרכה" ובמסגרתו למדו המשתתפים בקורס כיצד לסייע לממונים על ההדרכה בגיבוש תוכנית ההדרכה השנתית, ובאיתור ובזיהוי צרכי הדרכה ולמידה יחידתיים. אנו ממליצים להסתייע בנאמנים אלו בגיבוש התוכנית.

בקרוב אנו מתכננים לפתוח מחזורים נוספים של הקורס לנאמני הדרכה ולמידה, וזאת במטרה לפרוס בכל משרד רשת של עובדים העוסקים בתחום ההדרכה והלמידה, אשר יסייעו לממונים על ההדרכה בגיבוש תוכנית העבודה המשרדית בתחום ההדרכה והלמידה ובמימושה.

את תוכנית ההדרכה השנתית יש להעביר אלינו בפורמט אחיד על גבי הטבלאות שהועברו אליכם בדואר האלקטרוני, ולא יאוחר מתאריך: 25/12/2009.  טבלאות אלו ניתן להוריד גם מאתר האינטרנט של אגף הדרכה, השכלה ורווחה בכתובת הבאה: http://www.civil-service.gov.il

א.        הנחיות כלליות:

בניית תוכנית ההדרכה השנתית תהיה מבוססת על איתור וזיהוי צרכי הלמידה של העובדים ומטרתה - הקניית כלים מקצועיים הרלוונטיים לתחום עיסוקם. נבקשכם לעשות שימוש בתהליך המוצג להלן ולהציג את תוצריו כתוכנית עבודה.

להלן תיאור התהליך המוצע:

1)    הגדרת ובחינת יעדי המשרד/ יחידת הסמך לשנה הבאה ולשנים הבאות.

2)    ניתוח היעדים לכלל אתגרים מקצועיים שיש להיערך אליהם או לתת להם מענה.

3)    איתור וזיהוי צרכי הלמידה של אוכלוסיות שונות מקרב העובדים, בצד זיהוי צרכי הארגון. זאת יש לבצע תוך שימוש בכלים שונים לאיתור צרכים: שאלונים, ראיונות עם עובדים, מנהלים וקבוצות מיקוד (ניתן לפנות אלינו לקבל דוגמא לשאלון).

4)    בשלב עיבוד הנתונים יש לבחון את פערי הידע של העובדים אל מול הנדרש מביצועיהם, וצרכים מערכתיים ברמת האגף והתפקיד. לדוגמא, האם העובד נדרש לטפל בנושא ניהול ידע, מתן שירות, תהליכי עבודת מטה ועוד.

5)    עיצוב ובניית תוכנית הדרכה הכוללת את תוכנית הלמידה של העובדים, הנושאים לטיפול מערכתי ותהליכי, הנושאים לפיתוח הדרכה ואת דרכי המימוש העיקריות. יש לתמחר את התוכנית ולקבוע קריטריונים לסדרי העדיפויות להפעלת התוכנית תוך קביעת רמת החיוניות  של ההכשרה  (חיוניות גבוהה מאד, גבוהה, בינונית ומועטה – ראה עמודה שמינית בטבלאות).

6)    יש לתכנן את הפעילות על פני כל השנה, ולציין כיצד וע"י מי תבוצע כל פעילות  (מיקור חוץ\ פנים).

לתשומת ליבכם,

&    לתוכנית העבודה בכללותה יש להכין יעדים, מטרות והנחות עבודה, ולוודא שהתוכנית נותנת מענה ליעדים ומטרות אלו.

&    יש לקבוע מראש בתחילת שנת התקציב קריטריונים ואמות מידה משרדיות לאישור השתתפות עובדים בפעולות הדרכה ולקבלת מענקי השתלמות.

ב.         מיפוי צרכים על פי אוכלוסיות:

בתוכנית ההדרכה יש לכלול מיפוי על-פי אוכלוסיות, ולהתייחס לתכני ההדרכה הבאים:

ü       הכשרת עובדים חדשים: שמטרתה סוציאליזציה ואוריינטציה של העובד לשירות המדינה ולמשרד  בו הוא מועסק. במסגרת פעילות זו יש לכלול גם מידע בנושאים הבאים: מבנה שירות המדינה, מבנה המשרד, מעמדו של עובד המדינה, זכויותיו וחובותיו, הוראות התקשי"ר, התכ"מ והנהלים הפנימיים.

ü       הכשרה מקצועית לצורך השלמת מיומנויות מקצועיות של העובדים, כמתחייב מדרישות המשרה בה הם מועסקים, כולל במסגרת מסלולי הקידום.

ü       פיתוח כושרם המקצועי של עובדים בעלי פוטנציאל ניהולי, מנהלים בדרג הביניים ומנהלים הנמנים על הסגל הבכיר. יש לתת לכך מענה כולל בהצגת תוכנית לפיתוח מנהלים לתפקידים ברמות השונות ולעתודה הניהולית.

ü       תקצוב ותכנון תוכנית לעידוד לימודים במוסדות להשכלה גבוהה במגמות לימוד המוגדרות על-ידי המעסיק  כחיוניות למילוי תפקידו של העובד, ואשר תורמות תרומה של ממש למילוי תפקידו ולהעלאת רמתו המקצועית (ראה/י  סעיף 51.371  המעודכן, בתקשי"ר), וזאת בהתאם למגמות הלימוד שאושרו על ידינו לכל משרד/יחידת סמך.

ג.         דגשים ונושאים לשילוב ולהטמעה בתוכניות ההדרכה לעובדים ולמנהלים

יש לתכנן תוכניות למידה ייעודיות בנושאים הבאים או לשלבם במסגרות הדרכה אחרות: 

ü       פיתוח מודעות לנושא האתיקה בשירות המדינה והשמירה על טוהר המידות.

ü       פיתוח מודעות לשיפור השירות ללקוחות פנימיים וחיצוניים, כולל בסביבה רב-תרבותית.

ü       בניית תוכניות עבודה משרדיות מוכוונות חזון וייעוד ופיתוח תהליכי בקרה וביקורת על מימוש תוכניות העבודה.  

ü       פיתוח מודעות לאיכות ומצוינות בשיתוף הממונים על נושא האיכות במשרדים.

ü       פיתוח מודעות לקידום ולייצוג הולם של נשים בשירות המדינה, כולל באמצעות ארגון פעולות הדרכה בשיתוף ובשילוב הממונות על מעמד האשה במשרדים.

ü       פיתוח מודעות לקידום ולייצוג הולם לערבים תושבי ישראל, ליוצאי העדה האתיופית ולאנשים עם מוגבלויות בשירות המדינה.

ד.         הערכת אפקטיביות ההדרכה

יש לכלול בתוכנית ההדרכה פעולות מתוכננות להערכת האפקטיביות של פעולות ההדרכה שבוצעו, כולל באמצעות שאלונים, ראיונות וכד' בקרב העובדים אשר השתתפו בפעילויות השונות ובקרב מנהליהם. יש להעריך גם פיתוחים ותהליכים.

במקרה ולא קיימת ביחידתכם מערכת מתודולוגית מובנית לטיפול בנושא זה, אנא תכננו אותה כמשימה תשתיתית לפיתוח בעתיד.

הערה כללית:

במידה והמידע אותו אתם מבקשים להזין בטבלאות שרצ"ב חורג מבחינת ההיקף והפירוט מהמקום אשר הוקצה לנושא בטבלה, ניתן לצרף לטבלאות נספח, המפרט את המידע הנוסף אותו אתם מבקשים להציג.

ה.        הנחיות נוספות:

&    יש להימנע משילובם של העובדים בקורסים או השתלמויות שאינם תואמים את צרכי המשרד ו/או את צרכי התפקיד של העובד, ואשר מטרתם העיקרית היא לזכות את העובדים בגמול השתלמות בלבד.

&    מומלץ לעשות שימוש מושכל בתקציבי ההדרכה, תוך ניצול תקציבים נוספים (גם כאלו שאינם מיועדים באופן מובהק לצורך הכשרת העובדים) לצורך הפעילות ההדרכתית  במשרד ותוך שימוש במשאבים פנימיים לביצוע פעולות הדרכה פנימיות (מרצים מקרב עובדי המשרד/משרדים אחרים, שימוש בחדרי ישיבות, אירוח משרדי וכד').

&    מומלץ לבחון אפשרויות לאיגום משאבים עם משרדים אחרים למתן מענה לצרכים הדרכתיים משותפים. בנושא זה אפשר להתייעץ עם אגף בכיר הדרכה, השכלה ורווחה  בנש"מ.

&    במקרים בהם נערכות פעולות ההדרכה בבתי הארחה/מלונות, יש לקיים פעולות במקומות אירוח שמחיריהם תואמים את התעריפים המרביים ל"אכסון וכלכלה בפעולות הדרכה" שנקבעו על ידנו.

כמו כן, אנו ממליצים לנצל את העונתיות בתחום התיירות ולרכז פעולות הדרכה בחודשים בהם ניתן לקבל שירותי אירוח במחירים נמוכים יותר.

&    יש להתאים את מקום האירוח ואת רמת האירוח לצרכי ההדרכה בפעולות ההדרכה, ולהשתדל ככל האפשר לפעול בנושא זה תוך חיסכון כספי ואיגום משאבים.

יש ליידע ולעודד את עובדי משרדכם להשתמש במקורות הכספיים שמעמידות "קרנות הידע"  והעמותה לקידום מקצועי חברתי של עובדי המינהל והשירותים בשירות המדינה, המיועדים למתן מלגות לימוד לעובדים ולסבסוד השתתפותם בפעולות הדרכה המאורגנות על ידי גופים אלו. 

בנוסף, מומלץ לשתף פעולה עם גופים אלו לשם ביצוע פעולות הדרכה פנים ארגוניות, תוך הסתייעות בהם למימון מלא או חלקי של  פעולות ההדרכה. יש לשאוף לניצול מרבי של מקורות אלה, בנוסף לתקציבי ההדרכה של משרדכם ולא כתחליף להם.

לנוחיותכם, להלן כתובות ומספרי טלפון של קרן ידע לאקדמאים במח"ר, של קרן הידע של המהנדסים ושל העמותה לקידום מקצועי חברתי של עובדי המינהל והשירותים בשירות המדינה:

קרן ידע לאקדמאים במח"ר – בית האקדמאי, דוד רמז 13, חולון, טלפון: 03-5085000.

קרן ידע הנדסי-אקדמי – רחוב דיזנגוף 200, תל-אביב  טלפון: 03-5227919

העמותה לקידום מקצועי חברתי של עובדי המינהל והשירותים בשירות המדינה  – רחוב היצירה 3, רמת גן טלפון: 03-6138272.

תודה על שיתוף הפעולה !

בברכה,

אופיר בניהו
מנהל אגף בכיר

הדרכה השכלה ורווחה