3.       התוצרים:

א.      פיתוח מערכת גיוס ומיון אלקטרונית בשיתוף פרוייקט מרכב"ה- אופיינה מערכת מקוונת לניהול מועמדים עבור שלב הגיוס והמיון בשיתוף פרוייקט מרכב"ה. המערכת הממוחשבת מתבססת על יישום ראשון מסוגו בארץ ומורכבת משתי תתי יחידות מרכזיות (מודולים):

1)       תת מערכת קדם מיון (שלב א' לרפורמה) - הכוללת שני פורטלים.

פורטל משרד

v         ניהול תיק מועמד וקבלת מועמדות מקוונת שהוקלדה על ידי המועמד למכרזים: פנימיים, בין-משרדיים ופומביים.

v         ניהול תקשורת מקוונת ומיידית עם המועמד ועדכון סטאטוס מועמדותו בזמן אמת.

v         ביצוע בקרה והנפקת דו"חות רלוונטיים לעבודת המשרדים השוטפת.

הופעל בתאריך 13.06.2: מזה כחודשיים משרדי הממשלה עושים שימוש בפורטל המשרד, תקופה זו משמשת כפרק זמן להרצה, הטמעה ולמידה של מרכזי המכרזים במשרדים וכן משפרת את המוכנות לקראת העלייה לאוויר של פורטל המועמד - החולייה המשלימה למערכת קדם המיון.      

פורטל מועמד     

v         צפייה במכרזים פנימיים, בין משרדיים ופומביים והגשת מועמדות בהתאם לזכאות המועמד.

v         הקמת תיק מועמד ואפשרות לעדכון פרטים ומעקב אחר כלל המועמדויות שהוגשו בזמן אמת.

v         הזנת פרטים באופן חד פעמי לשאלון המועמד המקוון, הכולל בקרות לוגיות למניעת טעויות אנוש   (לדוג' לא ניתן להזין תאריך עלייה לפני תאריך לידה) וכן צירוף מסמכים אישיים הנדרשים להגשת מועמדות.

v         קבלת תכתובת מהמשרד ושמירתה באופן אוטומטי במערכת.  

הפעלה מלאה הכוללת את פורטל המועמד תועלה  בתאריך 30.08.12.        

2)       תת מערכת מיון (שלב ב' לרפורמה) בתקופה הקרובה יחל פיתוח מערכת זו, ליישום שלב ב' לרפורמה.  בשלב זה יתווספו פונקציות רבות נוספות, אשר יאפשרו את המשך תהליך קליטת המועמד המתאים ביותר למשרה. 

מערכת הגיוס האלקטרונית, מהווה תקדים במערך הגיוס והמיון התעסוקתי בשירות המדינה בשל יכולתה לנהל במערכת אחת הן את שלב קדם המיון והן את שלב המיון, תוך ביצוע מגוון רחב של פעולות, ניהול נתונים וממשק למערכת הגיוס הקיימת במרכב"ה (מערכת ECC) ושמירה על אפיק תקשורת ועדכון עבור המועמד.

ב.      ביצוע רוויזיה בדפוסי האבחון והמיון (שלב ב' לרפורמה)- הוחלט על ביצוע הליך האבחון באמצעות מכוני מיון חיצוניים, תוך הקפדה על איכות המיון והתאמת כלי מיון חדשניים ועדכניים לדרישות המשרה ומאפייניה. בימים אלו אנו נמצאים בשלבי סיום מתקדמים לגיבוש המכרז, שנכתב בשיתוף מנהל הרכש הממשלתי.

ג.       מרכזי תמיכה ושירות- במטרה לייעל את השירות למועמדים ולמשרדי הממשלה ולתת מענה למאות אלפי הפניות בשנה, הוחלט על הקמת "מרכז שירות" ארצי למועמד  ו"צוות תומך שירות" (באגף בכיר בחינות ומכרזים) לסיוע במתן תשובות בנושא מיון מהגורמים המקצועיים באגף בכיר בחינות ומכרזים.    

בחודש יוני 2012 נחתם חוזה התקשרות מול חברת "בינת סמך", חברה מובילה בתחום מרכזי מידע ושירות, לצורך הפעלת מרכז השירות הארצי. "מרכז השירות" יפעל במרבית שעות היממה, וייתן מענה באמצעות מערכת צ'אט אינטרנטית הכולל מסירת מידע מלא ומקיף בכל הנוגע לנושאים כלליים ואישיים אודות שלב קדם המיון.

בימים אלו אנו מסיימים את העבודה הנמרצת שהחלה לפני כחודשיים להכשרת צוות "מרכז השירות" בחברת "בינת סמך", בכל הנושאים המקצועיים והטכניים אליהם יידרשו לענות, תוך בניית מאגר מידע לנושאים עליהם ניתן להשיב באופן יעיל ומיידי. 

בנוסף, כלל משרדי הממשלה הודרכו והונחו באופן העבודה מול "מרכז השירות" עבור פניות הדורשות מעורבות טיפול של המשרד והוגדרו אנשי קשר לעבודה מול "מרכז השירות". זוהי הזדמנות נוספת לחדד כי שיתוף הפעולה של המשרד אל מול "מרכז השירות" הינו הכרחי לצורך יצירת שפה אחידה ותשתית עבודה מסודרת ויעילה מול המועמד.

זה הוא מקום לציין כי וועדת הרפורמה השקיעה רבות ביצירת אמנת שירות המגובה בלוחות זמנים קפדניים, המחייבים שיתוף כל בעלי התפקידים בתפעול המערך, כל זאת על מנת לשמור על  רמת השירות הטובה ביותר למועמדים, משרדי הממשלה ויחידות הסמך.

4.       פעילות "תומכת רפורמה":

א.       הדרכות וביצוע הטמעת מערכת למשרדי הממשלה- צוות ההדרכה של פרוייקט מרכב"ה ביצעו הדרכות טכניות ל -300 מרכזי מכרזים מ- 90 משרדי ממשלה ויחידות סמך, בנושא שימוש בפורטל המשרד במערכת הגיוס האלקטרונית. השיעורים התקיימו במכללת "ג'ון בריס" במחוזות ירושלים, תל אביב וחיפה. בנוסף, נציגי אגף בכיר בחינות ומכרזים ביצעו הסברה בנוגע לשינויים הנלווים לרפורמה וכן ניתנו הנחיות ליישום משרדי הממשלה.

ב.       טיפול וריכוז פניות בנושא מערכת הגיוס האלקטרונית (פורטל המשרד)- אגף בכיר בחינות ומכרזים בשיתוף מרכז התמיכה של פרוייקט מרכב"ה, מרכזים ומטפלים בפניות טכניות ומקצועיות של המשרדים ומסווגים את הנושאים הרלוונטיים לשלב ביצוע שיפורים במערכת הגיוס האלקטרונית.

ג.        פרסומים ועדכונים- במסגרת התקשרות השוטפת מול משרדי הממשלה ומתן עדכון תקופתי מלא על פעילות הרפורמה ושלבי יישומה, בקרוב למועד העלייה לאוויר של פורטל המועמד יופץ מסמך הנחיות לביצוע והערכות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך. כמו כן, בימים אלו אנו נערכים לקיום כנסי הדרכה למשרדי הממשלה לצורך יישום שלב א' לרפורמה. מועד הכנסים יפורסם בנפרד.

5.       הרכב ועדת הרפורמה שלב א' – גיוס ומיון תעסוקתי בשירות המדינה:

בהזדמנות זו, ברצוני להודות לכל אחד ואחת מחברי ועדת הרפורמה לגיוס ומיון לשירות המדינה, על עבודתם המקצועית והמאומצת ועל תרומתם להובלת מהלך משמעותי זה.

 חברי הוועדה:           

-          גב' גבריאלה אשכנזי – מנהלת אגף בכיר (בחינות ומכרזים), נש"מ

-          גב' עדנה אלפסי – סגנית נציב שירות המדינה (מינהל ומשאבי אנוש)

-          גב' רוויטל ויצמן – מנהלת אגף בכיר (מערכות מידע),נש"מ

-          מר סאלח שנאן- מנהל תחום מו"פ,נש"מ

-          גב' נילי בן משה – רכזת רפורמה גיוס ומיון,נש"מ

-          גב' אורנית יחזקאלי – מ"מ מנהל פרויקט מרכב"ה

-          גב' מיכל הררי – יועצת בכירה HR, SAP, נס טכנולוגיה, פרוייקט מרכב"ה

-          גב' מיכל פלג – פסיכולוגית תעסוקתית בכירה, ליווי מקצועי

ליווי התהליך:

-          אגף התקציבים בראשות - מר אייל אפשטיין המשנה לממונה על אגף התקציבים ונציגיו.

-          יעוץ משפטי – עו"ד רון דול, היועמ"ש נש"מ ונציגיו.   

מכרז מכוני מיון :

-          מנהל מינהל הרכש הממשלתי מר אבי מישראל ונציגיו.

-          מר אבי מזרחי – יועץ ופרוייקטור, מינהל הרכש.      

לסיכום - מערכת הגיוס האלקטרונית ובתוך כך מערכת קדם המיון והמיון, מובילים לחדשנות טכנולוגית בשירות המדינה, ובד בבד מאפשרים להביא לידי מימוש ערכים רבים ובראשם מכוונות לקוח ויעילות מקצועית. שינוי זה, בראש ובראשונה נועד לשפר את מערך הגיוס והמיון ולקצר את משך זמן הגיוס. לצד זאת אנו זוכים בערך מוסף, ובכפוף למגמה ההולכת וגדלה לשמירה על איכות הסביבה, מערכת זו חוסכת בכמות הניירת העצומה ומיישמת מדיניות ירוקה.

אנו צופים להישגים רבים בשירות המדינה בעקבות רפורמה זו, ומאמינים כי השינוי השיטתי וההדרגתי יביא לידי עיצוב מחדש של מערכת הגיוס והמיון התעסוקתי.

כמו כן, ברצוני להודות לכל חברי וועדת הרפורמה העליונה ובראשם לנציב שירות המדינה על קבלת ברכתו  לעשייה עד כה, ועל הירתמותו לקידום שלב ב'. כמו כן, להביע את הערכתי לעובדי אגף בכיר בחינות ומכרזים על העבודה המקצועית והמאומצת, ולגב' גבי אשכנזי העומדת בראשו,  למשרד האוצר, משרד ראש הממשלה ומשרד המשפטים על מעורבותם ביישום שלב א' וקבלת תמיכתם להמשך מימוש התהליך ויישום שלב ב'. 

בברכת  שנה טובה ועידן גיוס ומיון פורה,

מר מוטי אהרוני

סגן נציב שירות המדינה

יו"ר הוועדה