1 . כללי:
בשנים האחרונות חלו תמורות ושינויים רבים בעבודת יחידות החשבות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך, שהעיקרים שבהם: כניסת הרפורמה החשבונאית והמעבר מדיווח על בסיס מזומן לדיווח על בסיס מצטבר בהתאם לתקינה החשבונאית הממשלתית, הטמעת מערכת ה- ERP של מרכב"ה ועוד.
לצורך בחינת השינויים והשפעתם על אופן תפעול מערך החשבויות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך, מינה החשב הכללי וועדה לבחינת מערך יחידות החשבות. לאחריה בוצעה עבודת מטה משותפת לחשב הכללי ולנציבות שירות המדינה שמטרתה מיפוי הצרכים הארגוניים החדשים והתאמת מערך יחידות החשבות לצורכי המערכת.
מסמך זה מפרט את עיקרי השינויים שחלו במערך החשבויות, את המבנה הארגוני המומלץ, התפקוד להערכת רמות המשרות החדשות ואת אופן היישום וההטמעה של השינויים הארגוניים הצפויים.
2 . בעיות בפעילות מערך החשבויות בשירות המדינה:
התפקוד הנוכחי של סדרת כספים וחשבונות לא עודכן מעל עשור ואינו מביא לידי ביטוי את התמורות המשמעותיות שחלו בתחום. התמורות האמורות השפיעו על פעילות היחידות וכפועל יוצא מכך על המבנה הארגוני וכן על ההתמחויות וההכשרות הנדרשות מבעלי התפקידים השונים.
מניתוח הממצאים עולה כי קיימות מספר חולשות עיקריות במערך החשבויות הקיים:
א. המערך הארגוני - המבנה הארגוני הקיים ביחידות החשבות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך לא נותן מענה ואינו תומך בשינויים בתהליכי העבודה. השינויים חלו כתוצאה מהטמעת מערכת מרכב"ה ומדיניות החשב הכללי בניהול והעמקת גביית חובות הממשלה, קיום בקרה כספית ביחידות השכר, הערכה וניהול סיכונים, מיצוי מירב היתרונות הגלומים במערכת מרכב"ה ועוד. כמו כן, בחלק מהיחידות לא קיימות משרות ברמות ניהול הביניים. עובדה זו מרחיבה את מוטת השליטה של חשב המשרד/יחידת סמך.
ב. שינוי והרחבה בתחומי העיסוק – כתוצאה מכניסת הרפורמה ופרישת עובדים שונו מטלות העובדים הקיימים. ריבוי משימות ומורכבותן מחייבות התמקצעות רחבה יותר.
ג. תיאורי התפקידים – חלק מתיאורי התפקידים בסדרה הארצית המתארת את תחומי העיסוק בחשבויות אינם משקפים את המשימות המבוצעות בפועל.
ד. דרישות סף (השכלה וניסיון) – דרישות הסף הקיימות כיום אינן משקפות את התמורות שחלו בתחום הפיננסי, כך גם ההכשרה הנדרשת ממלאי התפקידים ככלל ותפקידי ניהול הביניים בפרט. לאור השינויים האמורים, יש לבחון מחדש את דרישות הסף של תפקידי הניהול ביחידות החשבות.
ה. השכלת העובדים הקיימים – בהתאם לבדיקה ולנתוני החשב הכללי, בממוצע כ- 70% מכלל העובדים המועסקים ביחידות החשבות אינם בעלי השכלה אקדמית, ורק כ- 11% בעלי השכלה אקדמית בתחום הפיננסי. כמו כן, חלק מבעלי התפקידים ברמות הניהול הביניים, אשר מופקדים על פעולות תקציביות בהיקף גדול, אינם בעלי השכלה אקדמית, ורק ל- 34% השכלה אקדמית בתחום הפיננסי. יישומה של הרפורמה החשבונאית והטמעת מערכת מרכב"ה מחייבים מתן דגש להשכלה והכשרת העובדים בתחום הפיננסים.
3 . שינויים ארגוניים נדרשים במערך החשבויות:
מניתוח הממצאים האמורים עולה כי יש לבצע שינויים משמעותיים במערך יחידות החשבות, כפי שיפורטו בהרחבה בהמשך. מחד, יש להתאים את המבנה הארגוני של היחידות לתמורות שחלו ולתהליכי העבודה העדכניים ומאידך להתאים את כוח-האדם הקיים לשינויים האמורים.
נציבות שירות המדינה מודעת ומייחסת חשיבות רבה לכך שאחד התנאים העיקריים להצלחת המהלך בכללותו, הינו יכולת המשרד להכשיר את כוח-האדם הקיים ולתגבר את המערך המקצועי המוצע בכוח אדם מתאים. לצורך כך נדרשים המשרדים להקצות משאבים מתאימים להכשרת העובדים הקיימים. נציבות שירות המדינה, באמצעות האגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך והאגף הבכיר להדרכה, השכלה ורווחה, תפעל ליצירת הכשרות מתאימות ייעודיות לעובדי יחידות החשבות ולעידוד העובדים לרכוש השכלה אקדמית רלוונטית, במטרה להביא להשתלבותם המרבית של כוח-האדם הקיים.
4 . מבנה ארגוני מומלץ של חשבות משרד/יחידת סמך:
במסגרת הסדרה הארצית, המתארת את תחומי העיסוק השונים במערך החשבויות בשירות המדינה, נעשה שימוש במונח "כספים וחשבונות" לצורך תיאור מירב הפעילות הכספית בחשבויות, ללא הבחנה בין תחומי עיסוק ספציפיים, כגון: התקשרויות, תשלומים, גביה וכד'.
לאור הממצאים האמורים, מומלץ לקבוע בכל יחידת חשבות מבנה ארגוני פונקציונאלי, בהתאם לצרכים של כל משרד/יחידת סמך, העשוי לכלול עד חמש יחידות מקצועיות ייעודיות, הכפופות ישירות לחשב המשרד/יחידת סמך (מצ"ב נספח א'-מבנה ארגוני פונקציונאלי). להלן שמות היחידות בהתאם לעיסוקן הייעודי:
א. יחידת חשבונאות ודיווח (מחליפה את המונחים הנהלת חשבונות/כספים וחשבונות);
ב. יחידת התקשרויות, רכש ופיקוח תקציבי (מחליפה את המונח התחייבויות) ;
ג. יחידת הכנסות וגבייה (מחליפה את המונחים גבייה ותקבולים);
ד. יחידת הוצאות ותשלומים (מחליפה את המונחים תשלומים והכנסות/חשבות תשלומים);
ה. יחידת משכורת (מחליפה את המונחים חשבות שכר/שכר/שכר וכספים) ;
בנוסף:
· תיקבע בכל יחידת חשבות פונקציה המופקדת על ביצוע ביקורת חשבויות.
· בחשבויות בהן תימצא פעילות ייחודית, כתוצאה ממורכבות תהליכים מקצועיים, שאינה סטנדרטית לפעילות חשבות רגילה, תיבחן האפשרות לקבוע יחידה ייעודית נוספת, כגון: חשבות משרד להגנת הסביבה – יחידה העוסקת בתשלומי היטלי הטמנה על מפעילי אתרי הטמנה, בחשבות מינהל מקרקעי ישראל – יחידה העוסקת בבדיקת עסקות מקרקעין ועוד.
המבנה הארגוני מפרט את כפיפותם של תחומי העיסוק בלבד, ואינו מתאר היקף משרות או תפקידים. קביעת תקן המשרות עבור כל משרד/יחידת סמך תיקבע על-פי הצרכים, היקף הפעילות, המורכבות והתקציב, על-פי הקריטריונים במודל התפקוד שנקבע לכל אחד מתחומי העיסוק בחשבויות.
במשרדים בעלי היקף פעילות רחב, תחום עיסוק אחד יכול להתבצע על-ידי עובד אחד או יותר. במשרדים בעלי היקף פעילות מצומצם, ניתן יהיה לצרף תחומי עיסוק לבעל תפקיד אחד, בהתאם להנחיות החשב הכללי והוראת תכ"ם מס' 14.3.1.
5 . קריטריונים להערכת רמת משרות מנהלי היחידות:
בחוזרנו מיום 27.5.2007 בנושא "תפקוד מנהלי יחידות המשכורת" ובחוזרנו מיום 20.10.2009 בנושא "יצירת משרה לתחומי החשבונאות והדיווח", נקבעו קריטריונים מדידים להערכת משרת מנהל יחידת המשכורת והחשבונאי הראשי.
לצורך שמירה על אחידות ברמת המשרות של מנהלי יחידות המטה הנוספות, נקבעו קריטריונים, אשר יש בהם להשפיע על רמת המורכבות של כל אחד מהתחומים וכפועל יוצא מכך על רמת המשרות, כמפורט בנספח ב' – שאלוני תפקוד.
6 . תקינה וקביעת רמות משרות למנהלי היחידות:
על מנת לשקף את השונות הקיימת בתחומי העיסוק, במורכבות הפעילות ובהיקפה בין משרדי הממשלה ויחידות הסמך, ולאור נימוקי הוועדה הוחלט לקבוע מספר רמות תקן למשרות מנהלי היחידות. להלן דירוג והדרגות לכל אחד מהתחומים:
א. מנהל התקשרויות, רכש ופיקוח תקציבי:
· מנהל תחום בכיר, 41-43 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות גבוהה
· מנהל תחום, 40-42 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות בינונית
· ממונה, 39-41 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות נמוכה
ב. מנהל הכנסות וגבייה:
· מנהל תחום, 40-42 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות גבוהה
· ממונה, 39-41 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות נמוכה
ג. מנהל הוצאות ותשלומים:
· מנהל תחום, 40-42 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות גבוהה
· ממונה, 39-41 מח"ר – בחשבויות עם מורכבות נמוכה
7 . תיאורי תפקידים – דרישות השכלה וניסיון:
התמורות והשינויים שחלו בניהול הפיננסי בכלל ומערך הדיווח הכספי בפרט, הביאו לשינוי מהותי בפעילות החשבות. משימות עובדי יחידת החשבות הפכו למורכבות ומחייבות מיומנות וידע מקצועי רב בתחומי הכלכלה והחשבונאות. משכך הוגדרו מחדש תיאורי התפקיד ודרישות המשרה לתפקידי ניהול ברמות הביניים. השינויים שחלו מחייבים כי ההשכלה הנדרשת למנהלים ברמות הביניים תוגדר כאקדמאית, כדלקמן: כלכלה/חשבונאות/מינהל עסקים ו/או בעל רישיון רואה חשבון ממועצת רואי החשבון בישראל.
יחד עם זאת, על מנת שלא לפגוע בעובדים הקיימים הוחלט בשלב הראשון כי במכרז פנימי תתאפשר התמודדותם גם של עובדים בעלי השכלה תיכונית/השכלה אקדמית כלשהי, אשר סיימו קורס כספים וחשבונות או הנהלת חשבונות סוג 3, בכדי לאפשר לעובדים ולמשרדים להיערך בהתאם, וזאת לתקופת מעבר של חמש שנים בלבד (סעיף זה לא יחול על תפקיד מנהל היחידה לחשבונאות ודיווח-חשבונאי ראשי).
החל מתאריך 1 במרץ 2016 יושוו הדרישות במכרז פנימי ובמכרז פומבי כך שלתפקידי ניהול הביניים (מרמת מרכז בכיר/ממונה ומעלה) לא יוכלו להתמודד עובדים חסרי ההשכלה אקדמית, בהתאם לדרישות התפקיד.
לגבי שאר המשרות בתחומי החשבות עד לרמת מרכז/מנהל מחלקה 17-19 מינהלי, נותרו כשהיו- בדירוג המינהלי. לגביהם תישאר דרישת סף קורס כספים וחשבונות או קורס הנהלת חשבונות, בהתאם לתפקוד הקיים בפרק משנה 22.4 לתקשי"ר.
8 . מסלול קידום לעובדי החשבויות:
לאחר הגעת שאלוני התפקוד וסיום עבודת המטה, יופעל מסלול קידום מקצועי לעובדי החשבות. עקרונות מסלול הקידום יפורסמו בהמשך ויותאמו לכל אחד מתחומי העיסוק הייעודיים של יחידות החשבות.
9 . יישום והטמעה:
לצורך יישום השינויים האמורים, בשלב הראשון, יש למלא את השאלונים המצ"ב בנספח ב' המפרטים את הנתונים הנדרשים להערכת תפקוד יחידות המטה (כל משרד/יחידת סמך יעביר את נתוני השאלון הרלוונטיים בהתאם לפעילות החשבות):
· יחידת התקשרויות רכש ופיקוח תקציבי;
· יחידת הוצאות ותשלומים;
· יחידת הכנסות וגבייה.
לגבי תפקוד יחידת המשכורת והחשבונאי ראשי, קיים מודל תפקוד שיושם במשרדי הממשלה ויחידות הסמך, כמפורט בסעיף 5 לעיל.
הסמנכ"ל הבכיר למנהל ומשאבי אנוש וחשב המשרד/יחידת סמך נדרשים לאשר את נתוני השאלון. אבקשכם להעביר את השאלונים המלאים לידי גב' אפרת לוי-רוזנברג בנציבות שירות המדינה לא יאוחר מתאריך 23 בפברואר 2011.
לאחר הגעת השאלונים הנדרשים להערכת תפקוד היחידות, ניתוח הנתונים ועיבודם, יקבעו רמות המשרות, בהתאם לקריטריונים שנקבעו לתחומים השונים, בכל אחת מיחידות החשבות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך.
בשלב השני, נדרשת בחינה ייחודית לכל משרד/יחידת סמך. לאור השונות הרבה בין יחידות החשבות במשרדי הממשלה ויחידות הסמך מבחינת היקפי כוח-אדם, היקפי תקציב ופעילות כספית, מורכבות וכד'. כל משרד יגדיר את המבנה הארגוני התואם לצרכיו, במסגרת המבנה הפונקציונאלי שהוצג בסעיף 4 לעיל. יוקם צוות המורכב מנציגי הנהלת המשרד/יחידת סמך, חשב המשרד/יחידת סמך, נציגי החשב הכללי, רפרנט המשרד בנציבות שירות המדינה ורפרנט המטפל בסדרת החשבות.
צוות זה ייבחן את הצרכים הייחודיים לכל משרד/יחידת סמך לצורך קביעת המבנה הארגוני, הדרכים ליישומו וכן יבדוק את השלכות השינוי על המשאב האנושי ברמת העובד הפרטנית.
סיכום:
אין עוררין על כך שהשינויים שחלו בעבודת יחידות החשבות, הן בהיבט המקצועי והן בהיבט הטכנולוגי מחייבים היערכות ארגונית שונה. מטרתו העיקרית של השינוי הארגוני, שהוצג בחוזר זה, להביא לידי ביטוי את התמורות שחלו בהיבטים של מבנה ארגוני, תקינה, השכלות, התמחויות והכשרות הנדרשות מבעלי התפקידים השונים.
אנו סבורים כי יש מקום לשלב את כוח-האדם הקיים במערך הארגוני החדש מתוך הכרה בניסיונם ובמקצועיותם של העובדים. עובדים שישתלבו במערך הארגוני זכאים להכרה מקצועית אשר תבוטא בקידום המתאים ההולם את מעמדם, ניסיונם והיקף אחריותם. מיצוב מבנה ארגוני חדש, כאמור לעיל, יאפשר יצירת מדרג שונה (כנגזרת מרמת תקן מנהל היחידה) ובכלל זה, יצירת סגנים למנהלי היחידות ובעלי תפקידים נוספים, יצירת מסלולי קידום מקצועיים ועוד. לאור השונות הקיימת בין משרדי הממשלה ויחידות הסמך, קביעת המדרג לכל חשבות ייעשה בנפרד, על-ידי צוות מקצועי, כאמור לעיל.
מאחר שמדובר במהלך כולל שלגביו קיימת הבנה, הסכמה ושותפות של כלל הגורמים הרלוונטיים, כפי שהובא לידי ביטוי בדיוני הסכם השכר לשנת 2010, ביניהם אגפי האוצר והסתדרות העובדים הכללית החדשה, הוחלט כי השינויים שיאושרו במסגרת התפקוד החדש, יבוצעו ללא עלויות תקינה.
אבקשכם להחיש התייחסותכם והעברת הנתונים הנדרשים עד למועד שנקבע, על מנת שנוכל להחל בבחינה, יישום והטמעת השינויים הארגוניים בכל אחת מחשבויות משרדי הממשלה ויחידות הסמך.
לוטה:
נספח א' – מבנה ארגוני פונקציונאלי לחשבות משרד/יחידת סמך
נספח ב' – שאלוני תפקוד
בברכה,
מוטי אהרוני
סגן נציב שירות המדינה
|
