1.    רקע

במהלך השנים האחרונות נמשך שיתוף הפעולה בין נציבות שירות המדינה לבין האגף לתכנון מדיניות במשרד ראש הממשלה תוך היוועצות עם נציגי הנהלות המשרדים השונים, לצורך הטמעת תהליכי תכנון אסטרטגי ועשייה ציבורית המלווה במדידת תפוקות ותוצאות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך.

תהליך העבודה התבסס על החלטת ממשלה מס' 4085 מיום 14 בספטמבר 2008 שעיקריה הם כדלהלן:

                                  א.         ממשלת ישראל רואה חשיבות בשיפור תהליכי התכנון, התקצוב, המדידה והבקרה בעבודתה ובעבודת משרדי הממשלה , כך שיהיו ככל הניתן נגישים ושקופים לציבור ויכוונו להשגת תפוקות ותוצאות מוגדרות, ברוח המלצות הארגון לשיתוף פעולה כלכלי ופיתוח (OECD).

                                  ב.         להנחות את משרדי הממשלה לקבוע בהצעות החלטה שמוגשות לממשלה מטרות, יעדים, מדדי תפוקה ומדדי תוצאה, וכן להגדיר בהן מקורות ושימושים תקציביים, מועדי דיווח ובקרה וליווי מחקרי על פי הצורך.

תהליך העבודה והבחינה המשותפת מעלה כי אחד הקשיים של המנכ"לים ביישום תהליכי תכנון ארוך טווח, הינו היעדר גוף מטה מרכזי שיעסוק באופן מלא בגיבוש האסטרטגיה ובהתוויית הדרך ליישומה. גם כאשר קיים "מוח מרכזי" במשרד הממשלתי, לעתים רבות אין לו זיקה לפונקציות שונות וקריטיות להצלחתו (דוגמת מחקר, הערכה ותקצוב). במקרים אחרים הוא אינו ממוקם בשדרת הניהול המרכזית באופן המבטיח השפעה של ממש בארגון.

על מנת לסייע למנכ"לי המשרדים בהטמעת תהליכי תכנון ובכך לשפר את עבודת הממשלה כולה, הוחלט לאשר הקמת אגף מדיניות בכפיפות למנכ"ל. חוזר זה יפרט את תפיסת התפקיד של האגף והנחיות ביצוע לאופן הקמתו.

2.    תפיסת תפקיד האגף

אגף המדיניות משרת בראש ובראשונה את קברניט המשרד; מכאן שהקמתו, העצמתו ושילובו בשדרה הניהולית הבכירה נועדה לחזק את יכולות המדיניות של המנכ"ל, ובכלל זה יכולות התכנון, המדידה, ההערכה והסנכרון. האגף נדרש לשפר את איכות המדיניות המשרדית ותהליכי קבלת ההחלטות שעיצבו אותה, תוך עיגון מבני של פונקציות מטה אשר אינן עוסקות בביצוע.

להלן יפורטו עיקרי תפקידי הליבה של האגף ותפקידים נוספים אשר יוטלו על האגף בהתאם לשיקול דעת המנכ"ל ולצרכים הייחודיים של המשרד:

תפקידי ליבה

                                  א.         גיבוש מדיניות- האגף ירכז עבודות מטה העוסקות בקידום ובגיבוש הצעות מדיניות, ייזום מהלכי שינוי בשיתוף עם אגפי המשרד השונים ויפרסם מסמכי ותוצרי מדיניות שונים.

                                  ב.         תוכניות עבודה- האגף יופקד על תהליך גיבוש תוכנית העבודה (ייעודית, שנתית ורב-שנתית) וקביעת מדדי הצלחה למדידת יישום התוכנית.

תפקידים נוספים

                                  ג.          ממשקים ושותפויות- האגף יפעל לרתימת שותפים למהלכי שינוי משרדיים ולביסוס ממשקים בתחומי התכנון והמדיניות ברמה הפנים משרדית עם יחידות המשרד, הבין-משרדית עם משרדי ממשלה וגופי המטה, והחוץ-משרדית עם רשויות המדינה, המגזרים השונים והאקדמיה [ראה החלטת ממשלה 3190 מפברואר 2008].

                                  ד.         גיבוש התקציב וניהולו- בכלל זה ניתן שהאגף יעסוק בקביעת מסגרות התקציב לתחומים השונים במשרד, בניהול השוטף של התקציב במהלך השנה, בביצוע שינויים בתקציב כדרך לשקף סדרי עדיפויות ובהצמדת מדדי תפוקה ותוצאה לספר התקציב כך שיהיה תואם לתפיסת המדיניות המשרדית.

                                 ה.         הערכה, מדידה ומעקב- האגף יעקוב אחר עמידה במדדי הצלחה ביחידות המשרד ובגופים הכפופים לו (תאגידים מכוח חוק, חברות ממשלתיות וגופים מתוקצבים), בהערכה מעצבת של יישום תוכניות, בפיתוח ידע אודות תוצאות ובהובלת שינויים לאור ממצאי המדידה וההערכה.

                                   ו.          ניהול ידע, מחקר ונתונים- האגף ינהל את כלל פעולות המחקר, האיסוף והניתוח של נתונים וידע בתחומי פעילותו של המשרד, את תהליך הפקתם של נתונים תומכי החלטה, את מיפוי הסביבה החיצונית למשרד בארץ ובעולם והשינויים בה ואת כלל המידע העשוי לסייע למשרד להשיג מטרותיו.

3.    עקרונות בהקמת האגף

                                  א.         גמישות והיענות לצורכי המשרד - בשל השונות הרבה הקיימת בין משרדי הממשלה ויחידות הסמך, באופי המטרות הייעודיות, במבנה הארגוני, בתהליכי העבודה ועוד, תינתן גמישות לכל משרד בעיצוב הסופי של מבנה ותפקידי האגף בכפוף למסגרת הכללית שתפורט בחוזר זה.

                                  ב.         גורם מנחה – האגף לתכנון מדיניות במשרד ראש הממשלה יהווה את הסמכות האחראית על פיתוח תורת תכנון ושפת תכנון ברמת הממשלה כולה, וזאת על מנת לשמור על אחידות ורמת מקצועיות גבוהה.  יודגש כי אין באמור כדי ליצור יחסי מרות בין האגפים המשרדיים לאגף לתכנון מדיניות במשרד ראש הממשלה.

                                  ג.          יחסי גומלין פנים משרדיים- על מנת למצות את פוטנציאל אגף המדיניות המשרדי ככלי ניהולי של המנכ"ל, לאגף חייבת להיות זיקה לפונקציות מטה משרדיות כגון תקציבים ומחקר. מנכ"ל המשרד יקבע כיצד יוגדרו יחסי הגומלין ביו היחידות. אפשרות אחת היא להכפיף את יחידות המטה המוזכרות למנהל האגף למדיניות. אפשרות שנייה היא לשמור על אבחנה בין הפונקציות השונות אך לבסס את הממשקים ביניהם בתהליכי העבודה.

                                  ד.         מקור תקציבי-  גודל האגף ייקבע על ידי המשרד ובכפוף לאישור נציבות שירות המדינה, אך ככלל האגף ימנה לפחות שלושה עובדים מקצועיים. בסיכום בין מ"מ נציב שירות המדינה לשעבר, מר אודי פראוור לבין הממונה על התקציבים, ד"ר אודי ניסן, אגף התקציבים באוצר יקצה תקן למשרת מנהל האגף, כאשר יתר התקנים יוקצו מתוך המקורות  הפנימיים של המשרד.

                                 ה.         רמות המשרות- ככלל ובהתחשב בגודלו ובמאפייני פעילותו של המשרד, משרת מנהל אגף המדיניות תדורג במתח דרגות 42-44 בדירוג המח"ר. רמות יתר המשרות ייקבעו מול נציבות שירות המדינה, כמקובל.

4.     הנחיות ביצוע

לצורך יישום מהלך הקמת האגף למדיניות הנכם מתבקשים להעביר אלינו את הפרטים הבאים:

                                  א.         מיפוי כלל היחידות והעובדים העוסקים בתכנון מדיניות על פי הטבלא המצורפת בנספח א'.

                                  ב.         מסמך הקמה הכולל התייחסות לנקודות הבאות:

(1)     הגדרת המבנה הארגוני של אגף המדיניות ותפקידיו.

(2)     הגדרת הזיקה בין גורמי התקצוב והמחקר לאגף התכנון ובפרט תיאור הדרך להבטחת מעורבות התכנון בקביעת סדרי העדיפויות בעבודת המשרד השוטפת ובשילוב מידע ונתונים בתהליך תכנון המדיניות.

(3)     במקרה וקיים כיום אגף מדיניות במשרד, הדרך בה מתכוון המשרד להפריד פעילויות שאינן קשורות בהכרח לליבת פעילויות האגף, או הנימוקים להשארתם בתחום טיפולו.

(4)     תקני כוח האדם, התקציבים והעובדים אשר בכוונת המשרד לשלב באגף ממקורותיו.

תמיכה והכוונה בכתיבת מסמך ההקמה תינתן למשרדים על-ידי האגף לתכנון מדיניות במשרד ראש הממשלה.

החומרים שיועברו על ידי המשרדים ייבחנו במשותף על ידי נציבות שירות המדינה והאגף לתכנון מדיניות במשרד ראש הממשלה. לאחר אישור מסמך ההקמה על ידי המשרד, נציבות שירות המדינה והאגף לתכנון מדיניות במשרד ראש הממשלה, יקבל המסמך תוקף מחייב.

את החומרים יש לשלוח לגב' מירב אסולין (בוכריס) בכתובת האלקטרונית meiravbu@civil-service.gov.il או בדואר רגיל.

בכל שאלה והבהרה נוספת, נשמח כתמיד לעמוד לרשותכם ולהירתם לצורך הבניית תהליכי תכנון ולהטמעת תרבות של שקיפות ומדידה בעבודת הממשלה על כלל יחידותיה.

בברכה,

מוטי אהרוני
סגן נציב שירות המדינה