1 כללי
הוראות חוק הארכיונים התשט"ו- 1955 והתקנות שהותקנו מכוחו מחייבים את הנהלת המשרד לנהל ארכיון על פי ההסדרים שנקבעו בתקנות ובכלל זה מסירת חומר ארכיוני לגנזך, שמירת חומר ארכיוני וביעורו.
הצורך לנהל את המידע והידע המצטבר בארגונים באופן מקצועי הינו צורך בסיסי הקיים בכל ארגון. במהלך העשורים האחרונים, חלו תמורות משמעותיות בענף זה, ביניהן: שיפור מהותי של אמצעי הטכנולוגיה ועליה חדה בהיקף המידע שנוצר בארגון. תמורות אלה הפכו את סוגיית ניהול המידע לאתגר מורכב עבור הארגונים השונים.
תמורות אלה, והאתגרים הנלווים להם, הביאו את נציבות שירות המדינה למנות ועדה בין משרדית שתבחן את מערך הרשומות והמידע במשרדי הממשלה ויחידות הסמך. ממצאי הועדה הצביעו על מספר קשיים מרכזיים בניהול מערך הרשומות והמידע אשר עיקריהם: חוסר מודעות מספקת לחשיבות הניהול התקין של הרשומות, תפקוד לא מעודכן, מחסור בכוח אדם מקצועי, היעדר הנחיה והדרכה של הגורמים המקצועיים הרלוונטיים, מחסור בכלים טכנולוגיים נאותים לניהול המידע ועוד.
אי טיפול נאות בניהול ושימור המידע פוגע כיום ועלול למנוע בעתיד גישה אל רשומות ממשלתיות חשובות, יפגע בזיכרון הארגוני , במטרות חוק הארכיונים ובמטרות חוק חופש המידע.
נציבות שירות המדינה בחנה את המלצות הוועדה, ועל בסיסן גיבשה חוזר זה לפירוט השינויים המבניים הנדרשים לתמיכה במעבר לניהול אלקטרוני של הרשומות הנוצרות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך.
יודגש, כי שינוי ארגוני כולל בדפוסי ניהול הרשומות והמידע מחייב שיתוף פעולה של כלל הגורמים הממשלתיים: הנהלות משרדי הממשלה ויחידות הסמך, גנזך המדינה, משרד האוצר ונציבות שירות המדינה.
2 שינויים ארגוניים נדרשים
2.1 הגדרת יחידת רשומות ומידע:
במרבית משרדי הממשלה לא מוגדרת יחידת רשומות ומידע. עובדים העוסקים בתחום כפופים ארגונית ליחידות שונות, ביניהן: יחידות הבנא"ם או מערכות המידע. כתוצאה מכך, נוצר קושי בהדרכה, בהנחייה, בקביעת שיטות עבודה ובביצוע מעקב ובקרה על יישומן. נקבע, כי תוגדר יחידת רשומות ומידע בכל משרד ממשלתי, באופן מדורג, בכפיפות לסמנכ"ל הבכיר למנהל ולמשאבי אנוש. להלן עיקרי תפקידי היחידה:
א. הגדרת נהלים ותהליכי עבודה – כתיבת נהלים וקביעת תהליכי עבודה מקצועיים, לצורך יצירת סטנדרטיזציה שתאפשר ניצול מירבי ונגישות למידע. בין השאר יש לקבוע דרכים להעברת המידע ליחידות, וכן דרכים לאחסון, לשימור המידע ולאחזורו.
ב. הדרכה והטמעה – ריבוי המידע בארגון מחייב את ניהולו השוטף באמצעות יחידות המשרד השונות. בחלק הארי מהמשרדים לא קיים תיקיון מרכזי אחד, אלא תקיוני משנה, המנוהלים ברובם על ידי עובדים שאין זה עיסוקם העיקרי, ואף לא קיבלו הכשרה מתאימה. עובדה זו מחייבת הדרכה והנחייה שוטפת של נהלי העבודה לניהול ולשמירה על המידע ביחידות, תוך מתן דגש להדרכה ולהטמעה של המערכות הממוחשבות.
ג. קביעת מפתחות תיוק ואינדקס נושאי – הגדרת מאגר הנושאים שבטיפול המשרד, ומתוכו גזירת אינדקס נושאי (מפתחות תיוק) לטיפול ברשומות ממוחשבות וקשיחות. מהאינדקס הנושאי של כלל המשרד/יחידת הסמך, ייגזרו הנושאים לכל יחידה ויחידה, בהתאם לתחומי עיסוקה ושיטות עבודתה. לכל אחד מהנושאים שייקבעו תוגדר תקופה לשמירה ולביעור המידע, בהתאם להוראות חוק הארכיונים ותקנותיו.
יש להטמיע את האינדקס הנושאי ותקופות השמירה גם במערכת הממוחשבת, שכן במרבית משרדי הממשלה אין התייחסות לתחום, כפי שהופיע בהרחבה בדוח מבקר המדינה בשנת 2004 ובממצאי המעקב משנת 2006.
ד. אפיון החומר – עם קבלת המסמכים, היחידה תהיה אחראית על מפתוח החומר וסיווגו, בהתאם למפתחות התיוק המאושרים של המשרד/יחידת הסמך. מטלה זו דורשת היכרות בסיסית עם יעדי הארגון ועולם התוכן שלו, וכן עם תחומי העיסוק של כל יחידה מיחידותיו. לאחר ביצוע המפתוח והסיווג יועבר החומר לטיפול היחידה המקצועית הנוגעת בדבר. יצוין כי במקרים של קבלת חומר ישירות ליחידה המקצועית, גם היא תידרש לאפיון החומר, לאחר קבלת הדרכה מתאימה.
ה. מיון וסריקה – טיפול במידע המועבר לארגון וקליטתו במערכת המחשב. במקרה של קבלת רשומות פיזיות (מכתבים, פקסים וכדומה) נדרשת סריקתן והעברתן למדיה אלקטרונית. כפי שצוין, בחלק ניכר ממשרדי הממשלה ומיחידות הסמך לא קיימת התשתית הארגונית להעברת כל המידע באמצעות מערכת המחשב, ולכן במשרדים אלה ההתייחסות היא למיון והעברה של מידע פיזי, בשלב הראשון.
ו. קביעת הרשאות לחשיפה ולטיפול במידע הארגוני – לכל עובד במשרד/ביחידת הסמך תיקבע הרשאה לחשיפה למידע וליצירתו, בהתאם לתחומי עיסוקו ולמאגר הנושאי שנקבע ליחידתו. לעניין זה מנהל היחידה לרשומות ומידע אחראי למתן הרשות לשימוש במידע, בהתאם להנחיות הנהלת הארגון.
ז. מעקב ובקרה – כיוון שמרבית המידע נוצר ומנוהל על ידי עובדים רבים ויחידות רבות ומגוונות, נדרש מעקב ובקרה על יישום הנהלים ושיטות העבודה לניהול ולשימור המידע.
ח. איתור ואחזור מידע – היחידה לרשומות ומידע צריכה לתת את הכלים ולסייע ליחידות השונות באחזור המידע הארגוני.
ט. ריכוז העבודה מול מגנזות חיצוניות – בהתאם לחוק הארכיונים ולתקנותיו, ובהתאם להנחיות גנזך המדינה, נדרשים המשרדים/יחידות הסמך לשמור מידע לתקופות שונות. במרבית המקרים מועבר המידע לשמירה במגנזות חיצוניות. העבודה מולן דורשת העברת חומר קשיח לאחר תהליך מיון, מתן מועדים לביעור מידע, תיאום פעולות הביעור, העברת מידע בקבצים ממוחשבים ועוד.
2.2 עדכון והגדרת תיאורי תפקידים לעובדי היחידה לניהול רשומות ומידע
תפקוד סדרת הרשומות והמידע הקיים כיום אינו תואם את התמורות שחלו בתחום על משמעויותיהן. תיאורי התפקידים המשויכים לסדרה עודכנו כדלהלן (ראה נספח ב')[1]:
א. השכלה אקדמית- לאור השינויים הטכנולוגיים ולאור העובדה כי מנהל יחידת הרשומות והמידע יהיה אמון על הטמעת השינוי לבניית מערך מידע ורשומות אלקטרוני, תידרש השכלה אקדמית לתפקיד מנהל היחידה ולתפקידי ביניים נוספים.
עם זאת הוחלט, כי תוגדר תקופת מעבר בת חמש שנים, בה עובדים קיימים, אשר טרם רכשו השכלה אקדמית, יוכלו להתמודד על תפקידים אלה במכרזים פנימיים ובין משרדיים בלבד. החל מתאריך 1 בינואר 2015 יושוו הדרישות במכרז פנימי ובמכרז פומבי ועובדים ללא השכלה כאמור, לא יוכלו להתמודד על תפקידים אלו. נבקשכם ליידע את העובדים במשרדכם בדבר השינויים הצפויים בדרישות המשרה, על מנת שיוכלו להיערך בהתאם.
ב. תחום ההשכלה- למשרות מנהלי יחידות הרשומות והמידע תידרש השכלה אקדמית כללית, רצויה השכלה באחד מן התחומים הבאים: מידע וספרנות, ארכיונאות, הנדסת תעשייה וניהול, מדעי המחשב, מנהל עסקים עם התמחות בניהול מערכות מידע.
ג. הכשרה מקצועית- השינויים המפורטים לעיל, דורשים הגדרה מחדש של מערך ההכשרה בסדרת הרשומות. האגף הבכיר להשכלה להדרכה ולרווחה והאגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך בנציבות שירות המדינה, בשיתוף גנז המדינה, יפעלו להגדרת תכניות הקורסים, ויפרסמו הנחיות מפורטות.
ד. הגדרת רמות המשרות- כיוון שקיימת שונות רבה בתחומי העיסוק, במורכבות הפעילות ובהיקפה בין משרדי הממשלה ויחידות הסמך, לא ניתן לקבוע מסגרת ארגונית זהה לכל משרדי הממשלה ויחידות הסמך. לצורך כך נקבע תפקוד המשקף את השונות בין היחידות, והוגדרו שלוש רמות למנהל יחידת הרשומות והמידע:
רמה 1- מנהל מחלקה (רשומות ומידע) במתח דרגות 38-40 בדירוג המח"ר.
רמה 2- ממונה (רשומות ומידע) במתח דרגות 39-41 בדירוג המח"ר.
רמה 3- מנהל תחום (רשומות ומידע) במתח דרגות 40-42 בדירוג המח"ר.
רמת המשרה תיקבע, כאמור, על סמך הקריטריונים שיפורטו בהמשך תוך קביעת הסייג כי ברמת מנהל תחום (רשומות ומידע) יוכל להשתבץ מנהל יחידת (רשומות ומידע) רק במידה בה קיימת מערכת אלקטרונית לניהול המידע במשרד והוא מופקד על ניהולה.
סייג זה נקבע כדי לעודד את הנהלות משרדי הממשלה ויחידות הסמך לעבור לניהול הרשומות והמידע באופן אלקטרוני מתקדם, בהתאם לצרכים בעידן הטכנולוגי.
כפי שצוין לעיל, קיימת שונות רבה בין היחידות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך העוסקות בתחום הרשומות והמידע. לפיכך, הגדרת רמות המשרות של הכפיפים בכל יחידה תיעשה באופן פרטני בעבודה משותפת של נציבות שירות המדינה והנהלת המשרד/ יחידת סמך הנוגעת לדבר, בכפוף לקביעת רמת התפקוד של היחידה.
ה. מסלול קידום- המשרות "פועל מקצועי (תיקיון)", שהיה מוגדר במתח דרגות 13-15 בדירוג המינהלי, ו"רכז (תיקיון)", שהיה מוגדר במתח דרגות 14-16 בדירוג המינהלי, על סוגיהם השונים, יאוחדו לכדי תפקיד אחד, שישויך למסלול קידום.
תואר התפקיד יהיה רכז (רשומות ומידע) במתח דרגות 14-16 בדירוג המינהלי במשרה התחילית. לאחר עמידה בקריטריונים שיפורטו להלן, יקודמו העובדים לתפקיד רכז בכיר (רשומות ומידע) במתח דרגות 15-17 בדירוג המינהלי במסגרת מסלול קידום. בגין העלאת רמות המשרה, לא תיגבה עלות ממכסת שינויי התקינה והדרגות האישיות. עם התפנות המשרה, היא תחזור לרמתה התחילית, דהיינו למשרת רכז (רשומות ומידע) במתח דרגות 14-16 בדירוג המינהלי.
להלן הקריטריונים לקידום מרמת רכז (רשומות ומידע) לרמת רכז בכיר (רשומות ומידע):
א. שהות של שנתיים בדרגת השיא של המשרה התחילית, דהיינו בדרגה 16.
ב. הערכה חיובית והמלצת הממונה לקידום העובד.
ג. סיום קורס בתחומי הליבה של התפקיד בהיקף של 40 שעות לפחות (מטעם המשרד או מטעם האגף הבכיר להשכלה, להדרכה ולרווחה בנציבות שירות המדינה).
ו. הגדרת נאמני מידע - על מנת לאפשר שליטה של היחידה לניהול רשומות ומידע על הנעשה בכל יחידות המשרד, מומלץ לקבוע ביחידות השונות נאמן מידע, אשר ימלא מטלה זו נוסף על תפקידו העיקרי. נאמן המידע יקבל הדרכה מפורטת כיצד ינוהל המידע, יהיה מופקד על ניהול המידע ביחידתו ויהווה חולייה מקשרת בין היחידה לניהול רשומות ומידע לבין היחידה אותה הוא מייצג.
נאמן המידע יפעל להטמעת הנהלים ושיטות העבודה בתחומי ניהול המידע והרשומות בקרב עובדי היחידה. יהיה שותף בקביעת האינדקס הנושאי של היחידה, וכן ינחה וידריך את עובדי היחידה במפתוח ובסיווג הרשומות.
הטלת התפקיד של נאמן מידע תיעשה על ידי הסמנכ"ל הבכיר למנהל ולמשאבי אנוש, לאחר התייעצות עם הממונה על העובד ועם מנהל היחידה לניהול המידע והרשומות. הסמנכ"ל הבכיר למינהל ולמשאבי אנוש ישקול מתן תגמול לנאמני המידע במסגרת סמכותו.
3 הקריטריונים להערכת רמת תפקוד מנהלי רשומות ומידע
קביעת הקריטריונים להערכת רמת מנהלי יחידות רשומות ומידע התבססה על ניתוח נתוני שאלונים אשר העבירה הוועדה הבין-משרדית, וכן על מדגם שהעבירה נציבות שירות המדינה. המודל להערכת רמת התפקוד מורכב משישה קריטריונים עיקריים, כאשר לכל אחד מהם ניתן משקל שונה, על פי מידת השפעתו על מאפייני עבודת ניהול הרשומות והמידע, כמקובל בתפקוד בסדרות הארציות.להלן פירוט הקריטריונים:
א. מספר עובדי המשרד/יחידות הסמך.
ב. מספר יחידות המקבלות שירות על ידי יחידת הרשומות והמידע.
ג. קיומה של תשתית טכנולוגית אינטגרטיבית לניהול רשומות אלקטרוניות.
ד. קיומם של ארכיבים פיזיים במשרד.
ה. היקפי פעילות יחידת הרשומות והמידע במשרד.
4 עלויות תקינה
שינוי רמת מנהל היחידה ייעשה באופן רוחבי בכלל משרדי הממשלה ויחידות הסמך ולפיכך לא תיגבה עלות ממכסת שינויי התקינה בגין שינוי זה, כמקובל בסדרות ארציות.
בקשות לשינויי תקינה של יתר המשרות ביחידות הרשומות והמידע ייבחנו על פי מדיניות התקינה, ובגין שינויי תקן אלה יחויב המשרד במכסת שינויי התקינה והדרגות האישיות, כמקובל.
5 יישום והטמעה
לצורך יישום השינוי הארגוני בתחום ניהול המידע והרשומות, מצ"ב שאלון המפרט את הנתונים הנדרשים להערכת תפקוד היחידות (ראה נספח א'). הסמנכ"ל הבכיר למנהל ולמשאבי אנוש ומנהל יחידת הרשומות במשרד נדרשים לאשר בחתימתם את נתוני השאלון.
בשלב הראשון, יש להעביר את השאלון המלא לידי גב' אפרת ברקו בנציבות שירות המדינה לא יאוחר מתאריך 15 אוגוסט 2010.
בשלב השני, יוקם צוות המורכב מרפרנט המשרד, הרפרנט הממונה על הסדרה בנציבות שירות המדינה וסמנכ"ל המשרד. צוות זה יבחן את הצרכים הייחודיים לכל משרד/ יחידת סמך בתחומי הרשומות והמידע, ימפה את הגורמים העוסקים בתחום, יבחן את כפיפותם הארגונית ושילובם ביחידת הרשומות והמידע וכן יבדוק את השלכות השינוי על המשאב האנושי ברמת העובד הפרטנית.
אחד התנאים העיקריים להצלחת יישום המבנה המוצע הינו היכולת של המשרד המיישם להכשיר את כוח האדם הקיים ולהקצות כוח אדם מתאים לתפקידים הנדרשים וברור כי מדובר בתהליך ארגוני ארוך טווח הדורש חשיבה ותכנון. מנהלים ועובדים בתחום זה אשר ישתלבו במערך הארגוני העתידי, זכאים להכרה מקצועית אשר תבוטא בדירוג המתאים ההולם את מעמדם, ניסיונם והיקף אחריותם.
לצורך יישום השינוי הארגוני נדרש שיתוף פעולה הדדי של כלל הגורמים הממשלתיים ובפרט בפעולות הבאות:
גנז המדינה-
א. עדכון הנחיות ליישום הוראות החוק והתקנות והפצתם להנהלות המשרדים ולמנהלי יחידות הרשומות והמידע.
ב. קיום ימי עיון והשתלמות לכל העוסקים בתחום ניהול הרשומות והמידע.
ג. פיקוח על יישום הוראות החוק והתקנות במשרדי הממשלה ויחידות הסמך.
הנהלות המשרדים ויחידות הסמך-
א. הבטחת מערך ניהול רשומות ומידע בהתאם לחוק ולהוראות גנז המדינה.
ב. היערכות למעבר מניהול רשומות קשיחות לניהול רשומות אלקטרוניות.
ג. שמירה על רמתם המקצועית של העוסקים בניהול הרשומות והמידע.
ד. קיום הכשרה והשתלמויות לעובדים הקיימים בתחומי העיסוק ובכלל זה בתחומי הטכנולוגיה, המחשוב והמידע.
ה. איוש המשרות המתפנות והמשרות החסרות בכח-אדם מקצועי העומד בדרישות הסף, כפי שעודכנו בחוזר זה.
אגף בכיר להדרכה, להשכלה ולרווחה בנציבות שירות המדינה-
הבניית תוכניות הכשרה לעובדי יחידות הרשומות והמידע, בתיאום עם גנז המדינה.
האגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך בנציבות שירות המדינה-
הגדרת המבנה הארגוני, פרסום תיאורי תפקידים מעודכנים וקביעת אמות מידה לתקנון רמת משרות מנהלי יחידות הרשומות והמידע.
החשב הכללי במשרד האוצר-
בחינת רכישת מערכת טכנולוגית אינטגרטיבית לניהול רשומות אלקטרוניות, אחידה לכלל משרדי הממשלה ויחידות הסמך.
נציבות שירות המדינה מכירה בחשיבות ובצורך למיצוי כלל הידע הארגוני והחוץ ארגוני במשרדי הממשלה וביחידות הסמך ומעודדת את המעבר לניהול הרשומות והמידע באמצעות מערכות טכנולוגיות מתקדמות.
אבקשכם להירתם למשימה חשובה זו ולהוביל את המהלך בתבונה.
לוטה:
נספח א' – שאלון תפקוד יחידת הרשומות וניהול המידע.
נספח ב'- תיאורי תפקידים מעודכנים.
בברכה,
מוטי אהרוני
סגן נציב שירות המדינה
|
