כללי
קליטתו הראשונית של עובד לשירות המדינה הנה אירוע בעל חשיבות רבה לעובד ולארגון. מחד העובד מקבל מידע על חובותיו וזכויותיו כעובד מדינה, ורשמיו הראשוניים נקבעים, על פי רוב, בהתאם לאופן הטיפול בקליטתו; מאידך, הארגון מבקש את שילובו המהיר של העובד ביחידה, תוך הגדרת מערכת הציפיות, הדרישות והמגבלות, כפי שבאים לידי ביטוי, בין היתר, בחוזה ההעסקה וטפסים נוספים הנדרשים בעת תחילת העסקתו.
לפיכך, קיימת חשיבות בקיצור משך זמן הטיפול בקליטת עובד, ובחתימה על חוזה העסקתו, ובמקביל קיים הכרח בבדיקה פרטנית ומדוקדקת של כל עובד טרם תחילת העסקתו בשירות המדינה, על מנת להבטיח שקליטתו והעסקתו נעשים כדין, שכן קליטת עובד על פי הוראות החוק והתקשי"ר, תסלול את המשך דרכו וקידומו בשירות המדינה.
אחריות המשרד
על כל יחידת משאבי אנוש במשרדי הממשלה וביחידות הסמך לזמן את העובדים הנקלטים, טרם מועד תחילת העסקתם בשירות המדינה, וזאת על מנת ליידע את העובדים בדבר חובותיהם וזכויותיהם כעובדי מדינה, וכן על מנת להשלים מבעוד מועד את קבלת כל הטפסים והאישורים הנדרשים להעסקת העובדים ולהפקת חוזי ההעסקה.
כמו-כן הוחלט להאציל ליחידות משאבי אנוש במשרדי הממשלה וביחידות הסמך גם את אפשרות הפקת חוזה ההעסקה בשכר כולל. למען הסר ספק, יובהר כי סמכות החתימה על חוזה ההעסקה הראשוני תיוותר בידי נציבות שירות המדינה. מצ"ב הוראות הביצוע על אופן ההזנה וההפקה של חוזה שכר כולל במערכת המרכב"ה ובמערכת נש"מ.
אחריות האגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך
במטרה לקצר את משך הטיפול בהליכי קליטת עובד, מתחייב האגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך להשלים את הטיפול בבקשה לקליטת עובד, ובכלל זה חתימה על חוזה העסקה, תוך יממת עבודה ממועד העברת הבקשה לנציבות שירות המדינה, ובלבד שהמשרד יעביר את כל המסמכים הנדרשים לקליטת עובד במלואם (כמפורט בטפסי קליטת עובד חדש המצ"ב לנוחותך).
על המשרד לתאם מראש עם רפרנט משרדו את מועד העברת טפסי הבקשה לקליטת עובדים חדשים, ולא יאוחר משלושה ימים לפני מועד סגירת מערכת המחשב לדיווחים על קליטת עובדים חדשים, כפי שמתפרסם מדי חודש בחודשו על ידי מל"מ.
עוד נבקש לציין, כי אנו בוחנים אפשרות להגשת כל המסמכים הנדרשים לקליטת עובד חדש, באמצעות מערכת המחשב וללא צורך בהעברת נייר. עם סיום העבודה ומתן התמיכה הממוחשבת הנדרשת לצורך כך, נפרסם הוראותינו למשרדים וליחידות השונות.
נספח א' – מסכי מחשב המערכת "מרכבה".
נספח ב' – מסכי מחשב במערכת נש"מ.
נספח ג' – טופס לקליטת עובד חדש.
בברכה,
מוטי אהרוני
סגן נציב שירות המדינה
