* המבנה הארגוני מפרט את כפיפותם של תחומי עיסוק בלבד, ואינו מתאר משרות או תפקידים. במשרדים בעלי היקף פעילות מצומצם, עובד אחד יכול לבצע מספר תחומי עיסוק, ובמשרדים בעלי היקף פעילות רחב, תחום עיסוק אחד יכול להתבצע על ידי עובד אחד או יותר. קביעת תקן המשרות עבור כל משרד/יחידת סמך תיקבע על פי הצרכים, היקף הפעילות, המורכבות והתקציב.

4.ב כפיפות  הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה כיחידות נפרדות לסמנכ"ל בכיר למנהל ומשאבי אנוש

      בבסיס אפשרות זו עומדת הפרדה מלאה בין יחידת הרכש לבין יחידת הנכסים והלוגיסטיקה. יחידת הרכש תוכפף ישירות לסמנכ"ל הבכיר למנהל ומשאבי אנוש, ותהווה את הכתובת המרכזית הבלעדית לכל הפניות והבקשות להזמנות רכש במשרד. יחידת הנכסים והלוגיסטיקה תוכפף גם היא לסמנכ"ל בכיר למנהל ומשאבי אנוש ותתמקד בתחומים שצוינו לעיל.

מרבית משרדי הממשלה ויחידות הסמך אינם פועלים על פי חלופה זו, ובכל מקרה בו תחליט הנהלת המשרד לבחור באפשרות ב', עליה להציג את הרציונאל ואת מכלול ההשלכות הכרוכות בביצוע השינוי, ולקבל את אישור נציבות שירות המדינה.

* המבנה הארגוני מפרט את כפיפותם של תחומי עיסוק בלבד, ואינו מתאר משרות או תפקידים. במשרדים בעלי היקף פעילות מצומצם, עובד אחד יכול לבצע מספר תחומי עיסוק, ובמשרדים בעלי היקף פעילות רחב, תחום עיסוק אחד יכול להתבצע על ידי עובד אחד או יותר. קביעת תקן המשרות עבור כל משרד/יחידת סמך תיקבע על פי הצרכים, היקף הפעילות, המורכבות והתקציב.

5. תקינה וקביעת רמות המשרות בסדרת הרכש, הנכסים הלוגיסטיקה

כיוון שקיימת שונות רבה בתחומי העיסוק, במורכבות הפעילות ובהיקפה, בין משרדי הממשלה ויחידות הסמך, לא ניתן לקבוע מסגרת ארגונית זהה לכל משרדי הממשלה ויחידות הסמך. לצורך כך נקבע תפקוד המשקף את השונות בין היחידות, והוגדרו שלוש רמות ליחידות רכש, נכסים ולוגיסטיקה:

רמה 1 – ממונה ( רכש, נכסים ולוגיסטיקה)* 41-39 (מח"ר)

רמה 2 – מנהל תחום (רכש, נכסים ולוגיסטיקה)* 42-40 (מח"ר)

רמה 3 – מנהל אגף א' (רכש, נכסים ולוגיסטיקה) 43-41 (מח"ר)

* במקרה בו יוחלט על בחירה באפשרות השנייה של כפיפות יחידת הרכש ויחידת הנכסים והלוגיסטיקה כיחידות נפרדות לסמנכ"ל הבכיר למנהל ומשאבי אנוש, יוגדר מנהל היחידה כנכסים ולוגיסטיקה, והרמה העליונה תוגדר עד מנהל תחום (נכסים ולוגיסטיקה) במתח דרגות 42-40 (מח"ר).

כמו כן הוחלט לקבוע שלוש רמות לגורמים המרכזים את תחומי הרכש (הן בעת כפיפות התחום ליחידת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה והן בעת כפיפות התחום לסמנכ"ל הבכיר למנהל ולמשאבי אנוש):

רמה 1 – מנהל מחלקה (רכש) 40-38 (מח"ר)

רמה 2 – ממונה (רכש) 41-39 (מח"ר)

רמה 3 – מנהל תחום (רכש) 42-40 (מח"ר)

כפי שצויין לעיל, קיימת שונות רבה בין היחידות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך העוסקות בתחומים זהים. לפיכך הגדרת רמות המשרות של הכפיפים בכל יחידה, תעשה באופן פרטני בעבודה משותפת לנציבות שירות המדינה ולמשרד/ליחידת הסמך הנוגעים בדבר, בכפוף לקביעת רמת התפקוד של היחידה.

6. דרישות המשרה וההכשרה הנדרשת בסדרת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה

לאור התמורות שחלו בתחומי הרכש והלוגיסטיקה כפי שפורט לעיל, הוגדרו מחדש תיאורי התפקיד ודרישות המשרה בתחומי הרכש הנכסים והלוגיסטיקה, וכן ההכשרה הנדרשת לתפקידים השונים (ראה תיאורי תפקיד בנספח א').

התמורות שחלו בתחומי הרכש הנכסים והלוגיסטיקה, מחייבים כי ההשכלה הנדרשת למנהלי היחידות של תחומים אלה תוגדר כאקדמית. יחד עם זאת, משרות של מנהלי המשאבים החומריים (הבנא"מ) הוגדרו עד כה בדירוג המנהלי. על מנת שלא לפגוע בעובדים הקיימים הוחלט בשלב הראשון כי במכרז פנימי תתאפשר התמודדותם גם של עובדים בעלי השכלה תיכונית, וזאת בכדי לאפשר לעובדים ולמשרדים להיערך בהתאם.

החל מתאריך 1 בינואר 2014 יושוו הדרישות במכרז פנימי ובמכרז פומבי, ולמשרות של מנהלי יחידות רכש, נכסים ולוגיסטיקה לא יוכלו להתמודד עובדים חסרי השכלה אקדמית. למשרות של מנהלי יחידות נכסים ולוגיסטיקה יוכלו להתמודד גם מועמדים בעלי תעודות טכנאי/הנדסאי. שאר המשרות בתחום הנכסים והלוגיסטיקה נותרו כשהיו - בדירוג המינהלי. נבקשכם ליידע את העובדים במשרדכם בדבר השינויים הצפויים בדרישות המשרה, על מנת שיוכלו להיערך בהתאם.

למשרות מנהלי יחידות הרכש נקבע כי נדרשת השכלה אקדמית, הן במכרזים פנימיים והן במכרזים פומביים, בתחומי הנדסת תעשייה וניהול או בכלכלה או במנהל עסקים או בלוגיסטיקה, או לחילופין השכלה אקדמית (תואר ראשון) בתחומים אחרים ובוגר קורס מקצועי בתחומי הרכש בהיקף של 100 שעות לימוד לפחות. במכרז פנימי עובד אשר לא השלים קורס מקצועי בתחום הרכש רשאי להשלימו במהלך השנתיים הראשונות לעבודתו בתפקיד.

למשרות של ראשי צוותים וקניינים בתחום הרכש, הוחלט בשלב הראשון כי במכרז פנימי תתאפשר התמודדות של עובדים בעלי השכלה תיכונית, וזאת על מנת לאפשר את שילובם של עובדים קיימים בתחומי הרכש, ובלבד שירכשו את ההכשרה הנדרשת. יש לשים לב כי החל מתאריך 1 בינואר 2014 יושוו הדרישות במכרז פנימי ובמכרז פומבי, ובמשרות בתחומי הרכש לא יוכלו להתמודד עובדים חסרי השכלה אקדמית.

השינויים המפורטים לעיל, דורשים הגדרה מחדש של מערך ההכשרה בסדרת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה. האגף הבכיר להדרכה השכלה ורווחה והאגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך בנציבות שירות המדינה, בשיתוף חטיבת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה בחשב הכללי, יפעלו להגדרת תכניות הקורסים, ויפרסמו הנחיות מפורטות.

7. הקריטריונים להערכת רמת תפקוד מנהלי רכש נכסים ולוגיסטיקה

קביעת הקריטריונים להערכת רמת מנהלי יחידות הרכש הנכסים והלוגיסטיקה התבססה על ניתוח נתוני שאלונים אשר העבירה הוועדה הבין-משרדית, וכן על מדגם שהעבירה נציבות שירות המדינה. המודל להערכת רמת התפקוד מורכב מארבעה קריטריונים עיקריים, כאשר לכל אחד מהם ניתן משקל שונה, על פי מידת השפעתו על מאפייני עבודת יחידה הרכש הנכסים והלוגיסטיקה, כמקובל בתפקוד בסדרות הארציות:

א.       היקף עובדים – כמות עובדי המשרד/יחידת סמך אשר מקבלים שירות מיחידת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה.

ב.       רכש – היקף פעילות הרכש ומורכבותו. קריטריון זה ישמש הן להערכת רמת המשרה של מנהל יחידת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה והן להערכת רמת המשרה של מנהל יחידת הרכש. הקריטריון מוערך על פי שלושה מדדים עיקריים:

ב.1 תקציב הרכש – תקציב הרכש במשרד/ביחידת הסמך הנמצאים בטיפול יחידת הרכש.

ב.2 היקף הזמנות – כמות ההזמנות באחריות יחידת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה וסכומן.    

ב.3 היקף מכרזים – כמות המכרזים באחריות יחידת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה וסכומם.

במקרה בו תבחר הנהלת המשרד באפשרות ב' כמפורט לעיל, קרי הפרדה מלאה בין יחידה הרכש לבין יחידת הנכסים והלוגיסטיקה, הניקוד בגין הרכש לא יובא בחשבון לצורך הערכת רמת המשרה של מנהל יחידת הנכסים והלוגיסטיקה.

ג.        נכסים ולוגיסטיקה – היקף הפעילות בתחום הנכסים והלוגיסטיקה ומורכבותו. הקריטריון מוערך על פי ארבעה מדדים עיקריים:

ג.1 תקציב נכסים ולוגיסטיקה – תקציב פעילות יחידת הנכסים והלוגיסטיקה (הבנא"מ), ובכלל זה תפעול, דיור, נכסים, אחזקה  וכדומה.

ג.2 שטח בנוי – היקף שטח בנוי של המשרד/יחידת הסמך הן כאשר אחזקת המבנה נמצאת בטיפול המשרד והן כאשר אחזקת המבנה נמצאת בטיפול חברה מנהלת.

ג.3 פיזור גיאוגרפי – מספר המבנים של המשרד/יחידת הסמך ופיזורם הגיאוגרפי.

ג.4 תקשורת –  ציוד תקשורתי על סוגיו השונים, כגון טלפונים ניידים, טלפונים נייחים, זימוניות ועוד.

ד.   תחבורה – היקף הפעילות בתחומי הרכב והתחבורה. הקריטריון מוערך על פי שני מדדים עיקריים:

ד.1 כלי רכב – כמות כלי הרכב על סוגיהם השונים במשרד/ביחידת הסמך, הן המסופקים על ידי חברת ליסינג והן המסופקים על ידי מינהל הרכב הממשלתי.

ד.2 רישיון נהיגה ברכב ממשלתי -  כמות בעלי רישיון נהיגה ברכב ממשלתי במשרד/ביחידת הסמך.

ה. שונות – טיפול ייחודי בתחומי פעילות של רכש נכסים ולוגיסטיקה, שאינו דומה לנעשה בשאר משרדי הממשלה ויחידות הסמך.

8. יישום והטמעה

לצורך יישום השינוי הארגוני בתחומי הרכש (ראה נספח ב' – שאלון תפקוד יחידת הרכש הנכסים והלוגיסטיקה), הנכסים והלוגיסטיקה, מצ"ב שאלון המפרט את הנתונים הנדרשים להערכת תפקוד היחידות. הסמנכ"ל הבכיר למנהל ומשאבי אנוש, וחשב המשרד נדרשים לאשר את נתוני השאלון.

בשלב הראשון, יש להעביר את השאלון המלא  בצירוף החלטת הנהלת המשרד בדבר הכפיפות הארגונית של יחידת הרכש (למנהל יחידת רכש נכסים ולוגיסטיקה או לסמנכ"ל בכיר למנהל ומשאבי אנוש), לידי גב' מירב אסולין (בוכריס) בנציבות שירות המדינה לא יאוחר מתאריך 18 ביוני 2009, וזאת לצורך הערכת רמת המשרה של מנהל היחידה.

בשלב השני, נדרשת הקמת יחידת הרכש, תוך ריכוז מכלול הגורמים העוסקים בתחום זה במשרד תחת קורת גג אחת. לצורך ביצוע שינוי ארגוני זה יוקם צוות המורכב מנציגי הנהלת המשרד/יחידת הסמך, והאגף הבכיר למשרדי הממשלה וליחידות הסמך בנציבות שירות המדינה.

צוות זה ייבחן את הצרכים הייחודיים לכל משרד/יחידת סמך בתחומי הרכש, ימפה את הגורמים העוסקים ברכש, יבחן את כפיפותם הארגונית ושילובם ביחידת הרכש המרכזית, וכן יבדוק את השלכות השינוי על המשאב האנושי ברמת העובד הפרטנית.

9. עלויות תקינה

בהתאם למדיניות התקינה בשירות המדינה, שינוי מתח הדרגות ייעשה ברמה אחת בלבד. מאחר שמדובר במודל חדש ורוחבי, המשרדים ויחידות הסמך לא יחויבו בעלות בגין שינוי התקינה של משרות מנהלי היחידות בלבד.

בקשות לשינויי תקינה של יתר המשרות ביחידות הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה ייבחנו על פי מדיניות התקינה, ובגין שינויי תקן אלה יחויב המשרד בעלות השינויים כמקובל. במקביל, אנו בוחנים יצירת מסלול קידום למשרות ברמות הזוטרות, על מנת לאפשר אופק קידום והתמקצעות של העובדים הזוטרים בסדרות הארציות השונות.

לוטה: נספח א' – תיאורי תפקידים בסדרת רכש נכסים ולוגיסטיקה.

        נספח ב' – שאלון תפקוד יחידת הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה.

בברכה,

מוטי אהרוני
סגן נציב שירות המדינה