בחוזרנו שבסימוכין, הנוגע לתפקוד הרכש והלוגיסטיקה במשרדי הממשלה ויחידות הסמך, צירפנו את נספח השאלון, אותו התבקשתם למלא על מנת שנוכל לבחון את התפקוד.

לאחר איסוף השאלונים ועיבודם, נבחרו הקריטריונים הבאים כמשקפים את היקפי ומורכבות עבודת היחידות הנדונות:

א.         היקף העובדים בתקן

ב.         רכש

       ב.1.       תקציב הרכש המבוצע על ידי יחידת הרכש

       ב.2.       היקף  וסכום ההזמנות

       ב.3.       היקף וסכום המכרזים

ג.          נכסים ולוגיסטיקה

       ג.1.       תקציב תפעול המבוצע על ידי יחידת הנכסים והלוגיסטיקה

       ג.2.       סך השטח הבנוי

       ג.3.       הפיזור הגיאוגראפי של יחידות המשרד/ יחידת הסמך

       ג.4.       מערך התקשורת

ד.         תחבורה

       ד.1.       סך כלי הרכב

       ד.2.       סך העובדים שהינם בעלי רישיון רכב ממשלתי

ה.         שונות ומורכבות ייחודית

לאחר עיבוד נתוני משרדי הממשלה ויחידות הסמך נקבעו שלוש רמות ליחידת הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה, המשקפות את השונות בהיקפי העבודה והמורכבות בין משרדי הממשלה ויחידות הסמך. להלן שלוש הרמות, כפי שמשתקף בחלופה א', דהיינו, איחוד תחום הנכסים והלוגיסטיקה ותחום הרכש תחת אחריות מנהל הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה.:

רמה 1- ממונה (רכש, נכסים ולוגיסטיקה)

רמה 2- מנהל תחום (רכש, נכסים ולוגיסטיקה)

רמה 3- מנהל אגף א' (רכש, נכסים ולוגיסטיקה)

במקרה בו יוחלט על בחירה בחלופה ב', דהיינו, כפיפות יחידת הרכש ויחידת הנכסים והלוגיסטיקה כיחידות נפרדות לסמנכ"ל הבכיר למנהל ומשאבי אנוש, יוגדר מנהל היחידה כמופקד על תחום נכסים ולוגיסטיקה בלבד והרמה העליונה תוגדר עד מנהל תחום (נכסים ולוגיסטיקה).

כמו כן, נקבעו שלוש רמות למנהלי יחידת הרכש (בשתי החלופות):

רמה 1- מנהל מחלקה (רכש)

רמה 2- ממונה (רכש)

רמה 3- מנהל תחום (רכש)

בימים אלה, יישלח לכל סמנכ"ל בנפרד, הרמה שנקבעה עבור מנהל היחידה המשרדית בהתאם לנתוני השאלון שהתקבלו במשרדנו וניתוחם על פי הפרמטרים, כאמור לעיל, ולמבנה הארגוני שנבחר. שינוי מתח דרגות מנהל היחידה ייעשה ללא חיוב מכסת שינויי התקינה והדרגות האישיות. משרדים ויחידות סמך, אשר טרם הגישו את השאלון המלא או טרם העבירו אלינו את החלטתם בנוגע לחלופה הנבחרת, מתבקשים להחיש את הטיפול בכדי למנוע עיכובים ביישום התהליך הארגוני ובגיבוש המבנה הראוי לאותו משרד/ יחידת סמך.

בנוסף, יאוחדו המשרות "פועל מקצועי", שהיה מוגדר במתח דרגות 13-15 בדירוג המינהלי, ו"רכז (משאבים חומריים)", שהיה מוגדר במתח דרגות 14-16 בדירוג המינהלי, על סוגיהם השונים, לכדי תפקיד אחד, שישויך למסלול קידום.

תואר התפקיד יהיה רכז (נכסים ולוגיסטיקה) במתח דרגות 14-16 בדירוג המינהלי במשרה התחילית. לאחר עמידה בקריטריונים שיפורטו להלן, יקודמו העובדים לתפקיד רכז בכיר (נכסים ולוגיסטיקה) במתח דרגות 15-17 בדירוג המינהלי במסגרת מסלול קידום. בגין העלאת רמות המשרה, לא תיגבה עלות ממכסת שינויי התקינה והדרגות האישיות. עם התפנות המשרה, היא תחזור לרמתה התחילית, דהיינו למשרת רכז (נכסים ולוגיסטיקה) במתח דרגות 14-16 בדירוג המינהלי.

להלן הקריטריונים לקידום מרמת רכז (נכסים ולוגיסטיקה) לרמת רכז בכיר (נכסים ולוגיסטיקה):

1. שהות של שנתיים בדרגת השיא של המשרה התחילית, דהיינו בדרגה 16
2. הערכה חיובית והמלצת הממונה לקידום העובד
3. סיום קורס בתחומי הליבה של התפקיד בהיקף של 40 שעות (מטעם המשרד או האגף הבכיר להשכלה, הדרכה ורווחה בנציבות שירות המדינה)

לאור השונות הרבה בין היחידות במשרדי הממשלה וביחידות הסמך העוסקות בתחומי הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה, בהיקפי כוח האדם, במורכבות וכדומה, הגדרת רמות המשרות של הכפיפים הנוספים בכל יחידה, תיעשה באופן פרטני בעבודה משותפת לנציבות שירות המדינה ולמשרד/ יחידת הסמך הנוגעים בדבר, בכפוף לקביעת רמת התפקוד של היחידה. מעמד העובדים המשויכים לתחום התחבורה (נהגים ורכזי רכב/ תחבורה), ייבחן בנפרד בהמשך.

אבקש מכל סמנכ"ל לתאם פגישה עם רפרנט משרדו ועם הגב' מירב אסולין (בוכריס), הרפרנטית המופקדת על סדרת הרכש, הנכסים והלוגיסטיקה בכדי לגבש את המבנה הארגוני של היחידה הארגונית ולהתאימו לנאמר בחוזרנו שבסימוכין ובחוזרנו זה (מצ"ב מבנים ארגוניים פונקציונאליים בהתאם לשתי החלופות).

בנוסף, יש לעדכן את עיסוקי המשרות השונות, המשתייכות לסדרה זו בהתאם לנספח שצורף לחוזר המוזכר לעיל.

אדגיש, כי מבחינת תהליכי העבודה, בין אם נבחרה חלופה א' ובין אם נבחרה חלופה ב', יש להביא לריכוז פעילות הרכש בתוך יחידת הרכש, מתוך ראיה שמערך הרכש אמור להוות מסגרת מקצועית בעלת התמחות בתחום.

אחד התנאים העיקריים להצלחת יישום המבנה המוצע הינו היכולת של המשרד המיישם להכשיר את כוח האדם הקיים, ולהקצות כוח אדם מתאים לתפקידים הנדרשים, וברור כי מדובר בתהליך ארגוני ארוך טווח הדורש חשיבה ותכנון. מנהלים ועובדים בתחום זה אשר ישתלבו בכל מערך ארגוני עתידי זכאים להכרה מקצועית אשר תבוטא בדירוג מתאים ההולם את מעמדם, ניסיונם והיקף אחריותם.