1. בדוק את היקף ושיעור תקציב הרווחה המשרדי המאושר לשנת העבודה השוטפת.
2. בחן, בשיתוף הנהלת משרדך, מהו השיעור המקסימלי של התקציב אותו הינך מעוניין ויכול להקצות עבור פריט או פעולת רווחה בהם הינך מעוניין (מתוך המכלול המוצע).
3. בדוק והחלט על זהות אוכלוסיית העובדים הזכאים להשתתפות (עובדים פעילים/גמלאים וכד').
4. קבע, בתאום עם הנהלת משרדך, את היקף הזכאות ואת גובה ההשתתפות לכל עובד/גימלאי.
5. בחן האם זכאות העובד תלויה/מותנית גם בהטבות נוספות להם זכאים העובדים בתחום הרווחה (האם העובד מיצה זכותו להטבה או לאו).

6. בחן והתאם את מועדי הזכאות המשרדי  למועדי הזכאות של מועדון טוב.     
7. בחן האם ברשימת הזכאים מצויים עובדים האמורים לפרוש במהלך תקופת הזכאות, או עובדים האמורים להיגרע (מסיבות שונות) מרשימת העובדים הזכאים ל"השתתפות משרדית", בתקופה זו.
8. החלט, בשיתוף הנהלת משרדך, האם הינך מעוניין שכל העובדים הזכאים ירכשו את ההטבה ישירות מאתר האינטרנט של מועדון טוב  או שתהיה גם אפשרות לרכישה באמצעות "מורשה". במידה והחלטת על אפשרות "המורשה", קבע את זהות המורשה.
9. החתם את חשב המשרד על התחייבות לחברה בסכום התקציב המקסימלי אותו קבעתם שיוקצה  ל"השתתפות המשרדית".
10. העבר לחברה טופס בקשה להשתתפות משרדית, הכוללת את כל הפרטים המפורטים לעיל בצירוף רשימת הזכאים בפורמט המבוקש על ידי החברה וכן את התחייבות החשב.
11. עדכן באופן שוטף את החברה בשינויים ברשימת הזכאים, במידה וקיימים שינויים. 
12. עם קבלת דרישות התשלום החודשיות מהחברה, בדוק את הדרישות, הער הערות או אשר את הדרישה. כל זאת בתוך 21 יום מקבלת הדרישה.
13. עם קבלת דרישת התשלום המוסכמת או המתוקנת, העבר את החשבון לתשלום לחשבות המשרד.
14. וודא, כי החשבון אכן משולם על ידי חשבות המשרד ועדכן את החברה בפרטי התשלום (מועד הזיכוי בבנק, אסמכתא וכד').

תודה על שיתוף הפעולה ! 

בברכה,

אופיר בניהו
מנהל אגף בכיר הדרכה השכלה ורווחה